10 errores frecuentes en una nota de prensa de evento ⋆ Prensa y comunicación

10 errores frecuentes en una nota de prensa de evento

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Cuando organices un evento, ya sea feria, congreso, exposición o presentación lo lógico es pensar en querer invitar a los periodistas para que hablen de él. Si no lo has pensado deberías. Un periodistas es un magnífico altavoz para dar a conocer tu evento, sea cual sea. Por supuesto si es una presentación de producto o un evento de uno o varios días de duración los periodistas son parte de tu futuro éxito. Por eso siempre te recomendaré un plan de comunicación de evento concreto para esta acción.


La forma adecuada de invitar a un periodista a tu evento es mediante una nota de prensa de evento o como se llama en comunicación, realizar una convocatoria de medios.

Una convocatoria de medios es un comunicado en forma de nota de prensa pero con un formato y estructura muy definida y concreta.

Sin duda debes contar con los periodistas para tu evento si quieres tener éxito, si quieres conseguir que la afluencia de público sea mayor o incluso si quieres conseguir beneficios no tan directos como la monetización extra para tus expositores, tus stands etc.

Te recomiendo este post que escribí sobre los beneficios de contar con los medios de comunicación en tu evento.

Qué información poner en una nota de prensa de evento

 

  • Logotipo: imprescindible para identificar visualmente la marca que convoca así como los colaboradores principales del evento si los hubiera
  • Resaltar: CONVOCATORIA DE PRENSA
  • Titular preciso: dejar bien claro quién convoca y por qué y para qué
  • Fecha y lugar (preferiblemente miércoles o jueves, entre las 9:30 y las 12h)
  • Breve descripción del evento, en qué consiste, duración, quién estará presente etc.
  • Propuestas de enfoques, oportunidades de entrevistas a ponentes y opciones de perchas informativas
  • Datos de contacto para la confirmación y acreditación

como hacer un evento mediático

 

Los 10 errores que arruinarán tu convocatoria de prensa

1.- La convocatoria de prensa no es una nota de prensa normal

Se trata de una nota de prensa de evento y esto no tiene nada que ver con la nota de prensa tradicional. La segunda es puramente informativa y está compuesta por muchos recursos informativos: cifras, datos, portavoces, análisis y una detallada explicación del contenido del comunicado

En este post puedes ver todos los recursos que necesitas para redactar una nota de prensa.

Sin embargo, la nota de prensa de un evento contiene la información justa para llamar la atención del periodista y captar su atención en el evento pero sin pasar de ser una mera invitación. De hecho la convocatoria de prensa es una invitación que se hace al periodista contándole lo que va a encontrar en el evento y suministrando la justa información para que pueda valorar lo interesante que será ir al evento.

2.- No generar la suficiente expectación

En esta redacción de la nota de prensa de un evento debes saber atraer la atención del periodista. Contarle la experiencia que vivirá si va al evento, lo que puede encontrarse allí y los recursos que obtendrá sólo si va al evento.

Muchos periodistas te contestarán “no puedo acudir al evento pero envíame toda la información después”. Si bien puede ser una buena oportunidad para una aparición posterior, no habrás logrado generar el suficiente interés para que el periodista se muera de ganas por ir. Por eso te pide la información pero no te dedicará su tiempo en ir a tu evento. Ten siempre en cuenta que el tiempo del periodista es  muy muy valioso ya que ocurren muchos eventos y noticias a lo largo de cada día y sólo pueden acudir a cubrir muy pocos por cuestión puramente de tiempo.

3.- No des más información que la propia de una invitación.

 

Un error frecuente en las notas de prensa de eventos suele ser el exceso de información. Si les cuentas y ofreces toda la información del evento, ¿para qué van a tomarse la molestia de ir?

La convocatoria debe ser muy precisa y contar de qué se trata pero no profundizar en ello. Los periodistas deben acudir al evento para profundizar en las posibles noticias que allí encontrarán. Muestra el potencial de tu evento pero no lo cuentes todo.

4.- No dar ideas claras de lo que se encontrará el periodista:

Ofrece ganchos informativos que seduzcan al periodista a acudir al evento. Tampoco se trata de no contar nada. Debes convencer al periodista de que lo que se va a encontrar en el evento es de su interés: una presentación de un informe, una ponencia de un personaje relevante, una serie de novedades de productos, experiencias únicas e interesantes para su audiencia etc.

Dedícate tu tiempo para sacar el potencial a los recursos noticiables del evento y muéstraselos a los medios.

5.- No ofrecer ideas de recursos audiovisuales para las televisiones

 

Según el medio que sea requerirá un tipo de formato de noticia u otro. Por ejemplo la televisión sólo acudirá si ofreces a este medio recursos para grabar y mostrar. Por ello debes tenerlo en cuenta a la hora de organizar tu evento. Deberías por lo tanto pensar en dedicar un espacio a una serie de recursos que se puedan mostrar en televisión.

La radio por ejemplo no necesita grabar recursos pero sí dependerá de testimonios y declaraciones de los organizadores o de los ponentes o personajes relevantes. Procura contar con ello y ofrecerlo a los periodistas.

6.- No ofrecer un contenido en profundidad de interés

Facilita el acceso a los ponentes, organizadores o responsables de los productos o servicios más noticiables. Los periodistas irán a buscar su noticia. Facilítales su trabajo. Prepara un guion o listado de storytelling de interés. Sería buena idea agruparlo por tipo de medios conociendo bien sus necesidades.

Por ejemplo si va la televisión ya hemos dicho que necesitará de recursos visuales, si va un diario económico necesitará  un enfoque más empresarial y económico, ofrécele este tipo de información y de contactos. Si va un medio más genérico igual está más interesado en información general. Si va un medio femenino su enfoque estará dirigido a temas relacionados con la mujer, etc…

No todos los medios necesitan la misma información. Tu misión deberá ser conocer sus necesidades y aprovechar el evento para ofrecer a cada uno lo que le puede interesar en profundidad del evento.

7.- No solicitar acreditación previa

Las confirmaciones de asistencia son sin duda una de las peores pesadillas de todos los que nos dedicamos a realizar convocatorias de prensa y dar visibilidad a los eventos en los medios de comunicación. Te imaginarás por qué, ¿no? Bueno pues te lo explico tal y como se lo explico siempre a mis clientes:

“Yo no puedo arrastrar de los pelos a los periodistas a un evento que no quieren o no pueden asistir”

Lo que podemos garantizar es que los medios, todos, sabrán que se va a llevar a cabo un evento y que están invitados. Personalmente mi metodología se basa en ir uno por uno invitándoles por persona. No me quedo tranquilo simplemente enviando un email a todos los contactos. Mi obsesión me lleva a verificar uno a uno los medios que hayan recibido la nota de prensa del evento y si fuera posible (muy pocos lo hacen) me confirmen su asistencia. Esta tarea lleva horas y generalmente no te queda claro hasta minutos antes del evento.

Medios como las agencias de comunicación tipo Europa Press o la Agencia EFE apuntan en previsiones la agenda del día pero hasta la reunión de esa misma mañana no se distribuyen los eventos a los que acudirán. Por lo tanto pedir a este tipo de medios una confirmación de asistencia días o semanas antes es una auténtica utopía. Lo mismo ocurre con la televisión.

8.- Enviar la convocatoria con poca antelación

Generalmente puedes enviar una convocatoria con varias semanas de antelación al menos para que se oiga en los medios pero su efecto práctico será nulo ya que la vida de un periodista cambia de un minuto a otro. Nunca se sabe lo que tendrán que cubrir mañana por lo que pedirles que te confirmen asistencia a un evento que tendrá lugar dentro de 15 días será un poco precipitado. No obstante a modo de avance nunca está de más.

Aún recuerdo una convocatoria de prensa que teníamos en la agencia confirmada con más de 40 medios entre televisiones, radios, prensa escrita, agencias etc… todo iba de fábula hasta que al Rey de España se le ocurrió convocar a los medios para anunciar su abdicación. Obviamente nuestra convocatoria quedó eclipsada y absolutamente todos los medios confirmados no pudieron venir. Aunque esto es una anécdota que pasa una vez en la vida te puede ocurrir a menor escala. Los periodistas se deben a la actualidad y hasta el último momento están sometidos a ella.

9.- No hacer recordatorios

Antes de seguir con este punto quiero que quede muy claro que hay que evitar en la medida de lo posible ser muy insistentes con los periodistas. Este es quizá uno de los puntos de fricción más intensos entre la relación de comunicación entre marca/agencia/responsable de prensa y los periodistas. Todos somos conscientes de que los periodistas reciben cientos de notas de prensa cada día, lo mismo ocurre con las convocatorias de prensa e incluso con llamadas de comprobación pero es algo que debemos hacer.

Los periodistas son humanos y a pesar de tener una agenda repleta de actividades, necesitan a veces que se les recuerde un determinado tema. Lo mismo ocurre con las confirmaciones por ejemplo.

Por este motivo un día antes del evento conviene hacer una llamada de comprobación tanto de que han recibido la convocatoria y si fuera posible si podrán acudir a cubrir el evento.

Ten tacto en este punto, ármate de paciencia y procura ofrecer un motivo de peso para justificar esta llamada. Lo haces porque le quieres ofrecer tu ayuda para cubrir el evento o conseguir información de interés para él que podrá encontrar en tu evento. Busca su percha informativa de interés, ofrécele un storytelling que le llame la atención y así le “molestarás” por un motivo de peso.

10.- Enviar la nota de prensa del evento a periodistas que no son los adecuados

 

Sin duda, si hay algo que les puede molestar a los periodistas es recibir notas de prensa que nada tienen que ver con su sección, su área de interés o incluso su ciudad. Quien esté libre de pecado que tire la primera piedra. Por eso es importante crear una lista segmentada de periodistas realmente potenciales para tu evento.


En definitiva se trata de aplicar un poco de sentido común a la hora de invitar a un profesional a tu evento. Igual que no invitarías a cualquiera, con los periodistas ocurre lo mismo. Ellos están trabajando y si van a un evento no es por diversión (a veces sí). Lo hacen por cubrir y sacar su pieza informativa. Su entrevista de turno, su reportaje. Y este lo harán siempre pensando en lo que les puede interesar a su público. Por ello la mejor manera de ofrecerles noticias sobre tu evento es poniéndose en su piel y pensando como si directamente se lo fueras a mostrar s su público.

Pregúntate qué es lo que puede interesar de mi evento al público general. Aunque sea tangencial, pero porque un ponente concreto acuda, porque lleves una máquina especial, porque muestres un análisis de un hecho, porque haya máquinas o servicios difíciles de ver y curiosos, porque sea un encuentro entre profesionales o personas con un tema de interés general…etc.

Todos los eventos tienen mucho que contar, el problema es que cuando se vive tan desde dentro en muchas ocasiones me encuentro con que los responsables de la organización pierden un poco la perspectiva. Explicaciones como “No, es que este evento es muy técnico y no interesa a los medios”, ERROR, o “Es el primer evento y no tenemos nada que comunicar”, ERROR (¿entonces por qué organizas un evento?… Contar con apoyo exterior que pueda ver las noticias donde tú no las veas quizá no sea una mala idea. En mi caso por ejemplo somos expertos en crear Storytelling de donde quizá a ti no se te pueda ocurrir, ¿el por qué?

En este post ya hablé en su día de cómo te puedes inspirar para tus notas de prensa o para crear tus propias noticias.

En definitiva si tengo este campo un poco más desarrollado que tú puede que sea porque es mi trabajo, porque llevo 10 años relacionándome con los periodistas soy y he sido periodista de medios y sé cómo piensan y porque además he desarrollado una capacidad creativa y sé distinguir de dónde se puede tirar del hilo para construir una noticia vendible.

Te animo a que pruebes y a que cuentes con los medios para tu próximo evento si quieres más visibilidad.

como hacer un evento mediático


Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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