Tener un plan de comunicación es algo esencial para cualquier negocio. No es que lo diga sólo yo. Recientes estudios demuestran que más del 80% de los negocios que fracasan no tienen plan de comunicación ni de marketing.
¿Cómo pretendes darte a conocer ante potenciales clientes sin invertir en comunicación o en marketing? Pero cuando hablo de una inversión no sólo me refiero a una inversión económica. También existe la inversión de tiempo y de trabajo. Por un lado puedes contratar una agencia de comunicación como la mía para crear tu plan de comunicación, por otro lado puedes sentarte tú mismo y empezar a diseñarlo para luego ejecutarlo. Al final es una cuestión de tiempo, trabajo y dedicación.
Ya sea porque se acerque la Navidad que es la época del año de mayor consumo, el inicio de un nuevo año, los nuevos presupuestos de la empresa, la estrategia del próximo semestre, debes saber diseñar tu plan de comunicación para lograr buenos resultados de ventas en tu negocio. Además teniendo estos conocimientos si finalmente apuestas por contar con la ayuda de profesionales sabrás bien qué les puedes exigir y cómo enfocar el trabajo.
Si estás leyendo estas líneas es porque sabes muy bien de la importancia de la visibilidad en prensa. Si aún tienes dudas te recomiendo leer este artículo que ya escribí:
Por qué debes tener un plan de comunicación para salir en los medios
Y es que los beneficios de salir en prensa son muchos y muy variados. Te sorprenderías la de oportunidades que he creado con diferentes clientes saliendo en los medios. Como la literatura se queda en eso y yo soy más de casos prácticos te pondré ejemplos muy recientes de los resultados de algunos clientes que he conseguido sacarles en los medios:
1.- Aumento de las ventas: Bueno esto es evidente. A mayor visibilidad más potenciales compradores. Realmente suele ser el primer objetivo de las empresas o emprendedores que contactan conmigo. “Quiero salir en los medios para vender más”. Y se consigue. Si no, no sería el primer motivo de contacto.
2.- Aumento de oportunidades de negocio: Ahora un ejemplo de grandísimo éxito. Resulta que llevo trabajando varios años con una consultora tecnológica. Una startup que tiene ya 3 años. Su negocio está orientado a grandes marcas. Operadores telefónicos, banca, salud etc. Resulta que gracias a su visibilidad en los medios (conseguimos presencia en ABC, El Mundo, Expansión, Cinco Días… etc tanto en prensa escrita como online) y además de manera continuada (cada semana conseguimos un impacto de esta magnitud mínimo) resulta que no sólo han aumentado sus contactos con grandes empresas sino que el mismísimo Presidente de una gran operadora telefónica les llamó para concertar una entrevista. Sé que suena a fantasía o demasiado autobombo pero es así.
Una de las cosas que me dice el CEO de la compañía es que la labor de comunicación es importantísima para ellos porque cuando van a una reunión con cualquier marca conocida ya les conocen muy bien por su presencia en medios. De hecho llegan a afirmar que es casi más importante lo que ya han visto y leído en medios que lo que en la propia reunión se hable. Es decir que el trabajo de la reputación y de la notoriedad ya ha hablado antes que ellos en los medios. Esto sí que es un buen motivo para hacer comunicación y salir en los medios, ¿no crees?
3.- Creación de la huella digital. Yo creía que este concepto ya estaba muy machacado y era un tanto obsoleto pero lo cierto es que se trata de una realidad. La huella digital es el recorrido que vas dejando en Internet. Es decir, el acumulo de impactos, de noticias, de menciones y de apariciones en prensa online. Cuando alguien busca tu negocio les aparecerá tu web pero además entre los resultados podrán ver todas las menciones que hay en Internet. Y esto hace mucho, crea notoriedad, transmite confianza y una sensación de reputación que sirve para cerrar ventas.
4.- Trabajo de la Marca Personal. Supongo que dependerá del plan de comunicación y sobre todo de la estrategia elegida. A mí personalmente me gusta cuando trabajo la comunicación de una empresa, identificarla ante los medios con un portavoz. El director, CEO, Fundador etc. Me gusta ofrecer a los periodistas la información con un toque humano, creo que es más eficaz a la hora de enviar una nota de prensa con una declaración personal etc.
En este artículo hablo de recursos que utilizar para que tu nota de prensa sea eficaz
Al trabajar con este recurso de las declaraciones identificas a la persona con la marca y además con el contenido de la noticia. Esto sirve para hacer el seguimiento de apariciones en medios, pero además para trabajar la marca personal de ese portavoz. Es decir, ya busques por el nombre de la empresa en Google o ya busques por el nombre de la persona, los resultados saldrán. Los beneficios de los impactos por lo tanto son dobles.
5.- Alianzas estratégicas. Otro de los grandes beneficios de la comunicación que he podido ver y trabajar en primera persona con mis clientes es el hecho de llegar a grandes acuerdos estratégicos con otras marcas que antes no se conocían y que gracias a la visibilidad en prensa se han conocido y se ha hecho negocio.
Muchos clientes han logrado esto. Y es que cuando sales en los medios te lee todo el mundo. Una parte serán potenciales clientes, pero otra son otros profesionales o directores o responsables de negocio de otras empresas a las que le puede interesar llegar a algún tipo de acuerdo o negocio con tu empresa. Es así, es parte de la magia de la visibilidad en prensa.
6.- Conseguir inversores. Llevo 10 años con mi agencia de comunicación pero más de 15 en el mundo de la comunicación. En todos estos años he tenido la oportunidad de trabajar con decenas de emprendedores, empresarios y directivos. He trabajado mucho con startups y franquicias. Este perfil de empresario necesita inversores para su crecimiento y salir en los medios de comunicación era su herramienta perfecta para darse a conocer y así captar a estos inversores.
He trabajado con más de 20 franquicias desde las más grandes hasta las más pequeñas y te aseguro que gracias a la aparición en televisión, en revistas económicas o de emprendimiento habremos ayudado a firmar no menos de 100 nuevos centros franquiciados (que sepamos). Ni mucho menos es un mérito exclusivo mío pero la visibilidad en los medios les ha ayudado a darse a conocer y sobre todo a reafirmar su notoriedad y potencial de negocio.
Cómo diseñar tu plan de comunicación
1.- Definir tus objetivos
Parece algo elemental. ¿Cuál es el objetivo claro y único que buscas con tu presencia en los medios de comunicación? No caigas en el error común de definir un objetivo genérico como “vender más”. Esto se trata de una obviedad, debes ser un poco más preciso:
– Conseguir una entrevista en un medio económico
– Lograr un impacto en televisión
– Invitar a 5 periodistas
– Lograr 5 enlaces externos
Aprovecho para recomendarme mi artículo sobre cómo conseguir enlaces externos en los medios
Fijando desde el principio los objetivos del plan de comunicación lograrás monitorizar mejor los éxitos de tu plan de comunicación y así también ajustar las acciones y herramientas que utilices para ello.
Además e los objetivos define la fecha de inicio y de final del plan de comunicación y en función de este timing podrás trabajar tanto el cronograma como las diferentes acciones que planifiques para lograr tus objetivos.
2.- Encontrar la línea maestra de tu plan de comunicación
Esto es muy importante. Evidentemente hablarás de muchos temas y utilizarás diferentes perchas informativas, excusas y storytelling. Sin embargo, tener claro en todo momento el mensaje único y claro de toda la campaña es fundamental para poder machacarlo de diferentes maneras en todas las acciones y recursos de comunicación que utilices.
Esto quiere decir que ya sea con el envío de una nota de prensa corporativa, con la organización de un desayuno de periodistas o una demostración con medios, además de las diferentes temáticas de las que hables siempre debe predominar una concreta. Se trata del mensaje estrella de tu plan de comunicación. La línea maestra que durante el periodo de acción de esta estrategia no vas a parar de machacar y repetir dentro de diferentes temáticas.
3.- Planificar los medios y periodistas a los que te quieres dirigir
Antes de dar el siguiente paso, una vez definidos el mensaje y el objetivo de tu plan de comunicación debes comenzar a seleccionar a los medios de comunicación, las secciones y los periodistas a los que te vas a querer dirigir en este periodo estratégico.
No puedes enfocarte a un objetivo sin saber quiénes son los periodistas a los que te quieres dirigir. Ten en cuenta que necesitarás de un periodo de adaptación o de darte a conocer. Te tienes que ganar la confianza de los periodistas, te deben conocer. Probablemente con tus primeras notas de prensa no tengas el suficiente éxito, o no te cojan el teléfono ante una llamada o no te devuelvan la llamada.
Hace poco en una reunión con un posible cliente me contaba el responsable que después de hacer un envío de regalos de prueba de sus productos a una periodista de un diario nacional no había tenido ni feeddback ni respuesta a los email ni agradecimiento. Esto a veces ocurre cuando el periodista seleccionado no es el adecuado o no te conocen. Por otro lado, trabajar con una agencia de comunicación con experiencia siempre ayuda en cuento a que los periodistas ya nos conocen. Pero esto no es la única solución. En mi respuesta a esa situación le sugería que quizá dentro de ese mismo medio habría otros periodistas más afines a esas acciones (más allá de conseguir que después publicarán la noticia) pero que dentro de ese medio, en otra sección habría tenido seguramente más posibilidades.
Tanto la selección como el saber de qué manera enfocar la noticia o la acción la mayoría de las veces es fundamental para el éxito y la publicación de la noticia.
4.- Planificar las acciones que vas a llevar a parte
La planificación es importante. Sí, incluso si no eres amigo de la organización y el orden, es cierto que con los medios es importante organizarse con tiempo. Conocer las fechas de entrega de los artículos, los tiempos de publicación, los plazos con los que escriben para determinados especiales…
Por ejemplo si quieres organizar un desayuno o demostración con periodistas o si quieres crear una acción con la prensa para una fecha concreta. Es imprescindible planificarte en un cronograma de comunicación las diferentes acciones.
No hablamos de una única acción puntual. El plan de comunicación recoge todas las diferentes acciones que vas a llevar a cabo con tu marca durante un periodo de tiempo. Este debe ser de 6 meses o mejor de 12. Ahí recopilaras las diferentes acciones: notas de prensa, fechas especiales, lanzamientos, bazares, búsqueda de entrevista, artículos de opinión, eventos etc… Sólo así podrás llevar un orden de las muchas cosas que requiere un plan de comunicación.
5.- Definir las herramientas que vas a utilizar para tu plan de comunicación
Por herramientas me refiero a los recursos PR que vas a utilizar. Es decir el tipo de notas de prensa y otras acciones destinadas exclusivamente para prensa:
- Dossier de prensa
- Regalos para prensa
- Bazares o notas de prensa de producto: puedes leer más sobre este tema aquí.
- Demostraciones
- Artículos de opinión
- Notas de prensa corporativas
- Etc
En este artículo encontrarás 14 recursos y herramientas para tu Plan de Comunicación
6.- Estudiar los Dayketing
Se trata de una técnica tremendamente útil para cualquier tipo de negocio, empresa o incluso trabajo de la marca personal.
En este artículo puedes leer en qué consiste más en profundidad el dayketing
Precisamente esta técnica es otra de las que requieren de una planificación porque consiste en utilizar días concretos del año para hablar del tema en cuestión y aprovechar el interés que genera. Por ejemplo, el día mundial del ahorro.
Busca esas fechas en las que el interés de tu negocio, sector o incluso las áreas que controlas de conocimiento puedas aportar una noticia sobre ese día importante.
7.- Concretar Storytelling
Ya he hablado en muchas ocasiones la importancia que personalmente le doy a este tema. De hecho, yo prefiero crear este tipo de noticias que las puramente corporativas. Son las que me permiten desplegar más mi creatividad para buscar una percha eficaz y original para lograr dar visibilidad en los medios a mis clientes.
En este otro artículo ya hablé del storytelling.
En definitiva, se trata de crear un contenido, una noticia, capaz de empatizar y conectar con la gente. Por su necesidad, su interés, su ataque a los puntos de dolor etc. Cómo puedes ayudar con una noticia. Cómo puedes formar a tus potenciales clientes.
Busca y piensa qué tienes, qué ofreces, qué sabes por tu negocio, por tus conocimientos, que puedes aportar y ayudar a los lectores de medios de comunicación.
8.- Elaborar una parrilla de notas de prensa
Esto es uno de los recursos con los que empiezo casi siempre con una nueva empresa con la que comienzo a trabajar. Incluso en las propuestas o Brieffing que hago siempre me gusta incluir un anexo preliminar con una parrilla de notas de prensa.
En definitiva, se trata de una tormenta de ideas de notas de prensa. Se trata de escribir un listado de posibles titulares. Esto ayuda para ver el potencial de las empresa en los negocios de cara a salir en las noticias.
La parrilla de notas de prensa es un documento que queda ahí, no es necesario llevarlo a rajatabla pero se trata de una guía ante situaciones en las que no sabes o no puedes ponerte a pensar en qué nota de prensa escribir. Es muy útil.
9.- Plantear el cronograma de acciones
Siguiendo con el concepto de la planificación, el cronograma es el documento oficial en el que finalmente plasmas todas las acciones que vas a desarrollar para tu relación con los medios de comunicación. Aquí reflejarás todas las acciones que vas a desarrollar. Punto por punto. Recurso por recurso.
– De qué tratará la nota de prensa
– A qué medio llamar
– A qué medio propondrás una entrevista
– A qué medio le propondrás una tribuna de opinión y sobre qué tema
– Qué bazar enviarás
– Etc…
10.- Arrancar
Una vez que ya tienes todo muy claro, muy definido, muy pensado, sólo te queda empezar. Perder el miedo a escribir y sobre todo a verte en los medios de comunicación.
Lo más difícil ya lo habrás hecho. Está todo el plan de comunicación plasmado en un documento. Sólo debes ejecutarlo. Empezar a hablar con los periodistas. Empezar a salir en los medios de comunicación.
Desarrollar y ejecutar un plan de comunicación lleva mucho tiempo y dedicación. El principal problema que vas a encontrarte es la cuestión del tiempo. El plan de comunicación requiere de continuidad. No se trata de realizar acciones aisladas y puntuales sino de un trabajo continuo día a día. Los medios necesitan esa continuidad para conocerte y sobre todo de muchos recursos y propuestas de noticias para conseguir esas apariciones.
Pierde el miedo y empieza ya a salir en prensa. Y si tienes alguna duda o necesitas ayuda cuenta con una agencia de comunicación que entienda estos pasos que te he contado ahora mismo.