Cómo dar visibilidad a un evento: creando una experiencias ⋆ Prensa y comunicación

Cómo dar visibilidad a un evento: creando una experiencias

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El primer objetivo que deberías marcarte a la hora de organizar tu evento debería ser dar visibilidad a un evento. Para ello el papel de los periodistas es fundamental. Una nota de prensa de evento, una convocatoria de prensa o un plan de marketing de eventos siempre ayudan, también las redes sociales haciendo campañas con hashtags, en foros compartiendo contenido relevante sobre el evento, en portales dedicados a la temática etc. La visibilidad y difusión de un evento es básica para llevarlo a término para atraer visitantes o monetizar los resultados de un evento. Si no das visibilidad a un evento difícilmente lograrás que la gente hable sobre él y que acudan al evento. Da igual el tipo de evento que estés organizando: corporativo, sectorial, evento para periodistas, evento de presentación de un producto o exposición temática. La visibilidad es clave para el éxito de tu evento.


¿Pero cuándo es el mejor momento para comenzar a dar visibilidad a un evento? Pues desde el mismo momento que tengas la web donde poder mostrarlo. Y si ya lo has llevado a cabo desde el mismo momento en que acaba y comienzas a preparar el del año próximo o la próxima edición sea cuando sea.

Y la mejor forma de conseguir dar visibilidad a una nota de prensa o a un evento la mejor forma es crear una experiencia. Si cuando hablamos de noticias hablamos de storytelling, cuando hablamos de la comunicación de un evento la mejor manera es crear una experiencia.

Te recomiendo este post sobre storytelling que ya expliqué en su día

 

Un evento, además de permitir contar una noticia lo que debes es transmitir una experiencia. Puedes ver ejemplos como Fitur donde lo que priman son las experiencias turísticas, culinarias, culturales etc. O el Mobile World Congress donde lo que prima es probar y testear productos futuristas o presentaciones de grandes novedades.

La clave es transmitir tu historia, tu noticia a través de una experiencia. Si lo logras conseguirás que los periodistas y usuarios hablen de tu evento, conseguirás esa visibilidad de tu evento y lo que es más importante: que tu evento sea recordado por encima de la noticia puntual.

como hacer un evento mediático

5 consejos para comunicar un evento

Ya se trate de un evento grande, pequeño, corporativo o sectorial, debes contar con una estrategia de comunicación para eventos. La comunicación es esencial para la visibilidad igual que lo es el plan de markeketing de un evento.

Puedes leer una guía que publiqué sobre cómo elaborar tu plan de marketing de eventos en 50 pasos

El poder de la comunicación puede lograr amplificar el contenido y la notoriedad del evento además de la de los patrocinadores, expositores, ponentes y resto de elenco de protagonistas del evento. Como ya hablamos en un post anterior, contar con los medios de comunicación para tu evento puede ayudar a monetizar esa parte del mismo ofreciendo dicha comunicación y visibilidad en prensa como valor añadido a estos protagonistas.

En este post que te dejo puedes leer más acerca de cómo monetizar y por qué hacer un plan de comunicación de tu evento

Llegados a este punto te preguntarás cómo hacer comunicación de un evento. Te lo resumo en 5 puntos:

1# Aprovecha los contenidos de tus ponentes, expositores o patrocinadores

Ya sea porque estés organizando un ciclo de ponencias en tu evento, o porque a tu feria asistan expositores o marcas reconocidas y con potencial comunicativo, debes saber aprovechar dicho potencial para atraerlo a tu evento y ofrecerlo a los periodistas para conocerlo y vivir la experiencia de dicha marca pero en el contexto de tu evento.

Los medios de comunicación están siempre interesados en conocer y probar experiencias. En contactar con especialistas en temas y tu trabajo es hacer de nexo de unión entre el interés del periodista y lo que ofrecen todos los stakeholders de tu evento.

Me explico mejor, tu objetivo es salir en prensa. Tu evento debe ser notorio y obtener visibilidad en los medios sea cual sea el contenido o el formato. Para ello tienes a unos profesionales que trabajan con información. Facilitar el acceso a dicha información es tu misión como responsable de comunicación. A veces me encuentro con casos de eventos en los que los propios organizadores descartan invitar a la prensa o a periodistas de medios más genéricos porque su evento es muy técnico y especializado. Su punto de vista es lógico desde su prisma. Pero tu punto de vista como experto en comunicación debe ser mucho más amplio. Para atraer a periodistas más genéricos, radios y televisiones a tu evento sea técnico o general, lo que debes es mostrarles una experiencia, un acceso a una información de interés y preparar una noticia adaptada a su línea editorial o a los temas que suelen tratar. Adapta una parte de tu comunicación a cada medio.

Llevado a un caso práctico, una vez organizamos unas jornadas técnicas de logística sanitaria y gestión del medicamento. Pues bien, a priori la noticia era complicada de encajar en un medio general no obstante si enfocas y propones la noticia a este medio como el recorrido del medicamento en tu país, o cómo llega un medicamento desde el laboratorio al enfermo, o cómo controlan que no se estropee el medicamento o las falsificaciones… Como ves hay miles de opciones, tantas como tu cabeza sea capaz de pensar. Y estoy seguro de que cualquiera de tus empresas se mostrará activa para hablar de esos temas. Lograrás visibilidad. Salir en los medios y que tu evento sea mencionado como referente organizador. Y tal y como mencionaba antes, lograrás ofrecer a un expositor, patrocinador o ponente la oportunidad de salir en los medios él mismo como valor añadido al propio evento, lograrás monetizar doblemente tu estrategia de comunicación de eventos.

Recuerda siempre que los quieren hablar con expertos. Necesitan acceso a estos profesionales y tu esta puede ser una buena excusa y herramienta para ofrecer ese acceso a los profesionales a cambio de que hablen del evento. Quedas bien con los periodistas, les facilitas su trabajo y por otro lado quedas mejor con tus ponentes, expositores, etc.

2# Define una estrategia de Influencers

Aunque los principales difusores de tu evento serán los periodistas que son los profesionales que mayor alcance y visibilidad pueden garantizar a tu evento, existen otros actores que han entrado en el juego de la visibilidad de marca. Se trata de los influencers, bloggers etc.

No te olvides de estos Influencers a la hora de dar visibilidad a tu evento. Se trata de personas que probablemente puedan dedicar más tiempo a tu evento, jugar con más espacio y recursos y no tendrán límite en la difusión de tu evento su es que les gusta. A diferencia de los medios que están limitados por sus recursos.

Los Influencers suelen tener detrás una comunidad unida bajo ese interés común. Si es moda será por moda, si es tecnología por tecnología, si es empresa o incluso sectorial por lo mismo. Por eso mismo cuentan con una presencia fuerte en redes sociales desde Twitter, Facebook, Instagram hasta las más profesionales como Linkedin. Además tendrán su propio medio que será la fuente de la mayoría de sus contenidos que comparten en estos canales: el blog. Un espacio con miles de visitas y por lo tanto un lugar donde darse a conocer de manera eficaz.

3# Recursos siempre a mano

Todo periodista, ya sea digital, medio escrito o televisión van a necesitar recursos para acompañar su noticia. Procura contar con ellos antes de que te los pidan. Piensa que si es una televisión la que acude a hablar de tu evento necesitará un lugar donde grabar, elementos visuales que mostrar, demostraciones, talleres, ejemplos visuales del evento. Ten preparado ese lugar y estos elementos para que el cámara pueda grabarlos. Obviamente estos recursos deben ser de interés. Una tienda virtual, un robot que de la bienvenida, una máquina que reconozca a la gente… etc. Recursos que puedan acompañar a la noticia.

Por otro lado para la prensa escrita ya sea en papel tradicional o en medios online deberías contar con una carpeta de recursos de fotos que puedan utilizar. No siempre llevarán un cámara con ellos y es mucho mejor que seas tú quien prepare esas fotos porque mostrarás lo que quieres destacar y no lo que el periodista quiera o coja al azar.

Además es importante contar con que las imágenes deben estar en alta resolución. Este es el principal problema que siempre ocurre cuando pido una imagen para la prensa. Fotos mal tomadas, borrosas o de baja resolución no sirven para nada. Debe ser una foto que mínimo pese 1,5 mb. Piensa en la imprenta, cuando imprimes en papel las imágenes deben ser de alta calidad o se pixelizan. Con la prensa online pasa lo mismo. Además piensa que una foto tomada en alta resolución se puede bajar fácilmente de resolución mientras que al revés subir la resolución es imposible.

Además facilitar el acceso a las imágenes promoverá que incluso en redes sociales se compartan, dando mayor visibilidad al propio evento. Las imágenes y videos deben ser una máxima para la difusión del evento. Crea videos de todo tipo y formato y haz fotografías para que puedan ser utilizadas

 4# La comunidad del evento

Cuando se piensa en un evento se tienda a infravalorar el hecho y la necesidad de crear una comunidad entorno a esta acción. Lo cierto es que el usuario cada vez pasa más tiempo en las redes sociales que en Internet, consultan más Facebook, Twitter o Linkedin que navegar por Internet sin rumbo. Por eso activar perfiles en las redes sociales sobre tu evento se convierte en una necesidad. Pero claro si los activas habrá que trabajarlos y para ello ya entras en la estrategia de marketing de evento.

Es importantísimo para tu evento contar con lo que se llama Owned Media o Medios Propios: Web, blog, Canales sociales y demás recipientes o memedios propios donde publicar tu propio contenido.

Te recomiendo este post en el que hablaba precisamente de este tema de los Owned Media frente a los Paid Media que viene a ser los medios de pago.

La tercera alternativa a este ecosistema de difusión y visibilidad de tu evento surgen los Earned Media que vienen a ser las menciones y visibilidad de tu marca realizada por terceras personas ajenas a tu evento o acción y que “gratuitamente” hablan o mencionan tu evento: acciones de comunicación, de relaciones públicas, recomendaciones etc… Se trata de los medios ganados, por ejemplo la prensa, los influencers etc…

No se trata de estar presente en todas las plataformas sociales. Crea perfiles en las redes sociales que realmente sean de interés y donde se encuentre tu público objetivo. No siempre Linkedin o Facebook deben ser las redes sociales predefinidas. Busca tu público y llega a él.

Esta comunidad debe tener un nombre común de manera que se puedan enlazar y asociar: de Facebook a Linkedin y de Linkedin a Instagram por ejemplo.

A la hora de elegir este nombre debe ser común en todos los perfiles y por supuesto hacer referencia al evento para poder ser relacionada rápida y sencillamente.

Las comunidades no se deben utilizar con la única finalidad de hacer publicidad del evento. Ten en cuenta que puedes y tienes que fomentar una comunidad vía email también. Hacer acciones de email marketing pero no con el objetivo de enviar SPAM sino de enviar contenidos relacionados con la temática del evento. Generar expectativa, valor y proximidad ofreciendo información relacionada al evento. Por ejemplo tribunas de opinión de los ponentes, consejos de la temática del evento, entrevistas etc…

La relación entre la web, el Blog, las acciones de email marketing para eventos y de redes sociales de eventos es muy estrecha. Son tus Owned Media. Tus medios propios y por lo tanto la clave y médula de tu estrategia de marketing de tus eventos.

Si el evento es periódico o anual, debes asegurarte de mantener esta relación y estos medios propios activos cada día, cada semana. Creando contenido y facilitando el acceso a la información relacionada al evento. Se tratará de una estrategia continuada y no puntual para unos días concretos del evento. Piensa que también podrás monetizr esta estrategia de manera que no sólo ganarás dinero con el evento durante los días del mismo o con los patrocinadores esos días sino a lo largo de todo el año. Por lo tanto estamos hablando de escalar tu evento y hacerlo rentable económicamente más allá de los días propios del evento.

5# Identifica tu evento en las redes

Crea un hashtag y una etiqueta única que identifique rápidamente tu evento en las redes sociales y en Internet. Gracias a esta etiqueta única te será fácil identificar, monitorizar y seguir a ponentes, visitantes y demás gente interesada en tu evento y temática.

Este hashtag se debe trabajar de manera continua de forma que puedas monitorizarlo en un timeline a lo largo del tiempo: antes, durante y posterior al evento. Anima a la gente a compartirlo y viralizarlo. Ten presente que esta acción es medible y por lo tanto monetizable. Se trata de rentabilizar toda acción desde el punto de vista de la propia visibilidad y del retorno de la inversión de evento.

Entorno a esto podrás crear más acciones de marketing definidas y dirigidas a la difusión del hashtag.


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Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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