Cómo escribir un email a los periodistas para salir en los medios ⋆ Prensa y comunicación

Cómo escribir un email a los periodistas para salir en los medios

escribir emails a los periodistas

En muchas ocasiones cuando hablo con algunos clientes me insisten en que ya han intentado escribir un email a los periodistas por su cuenta, pero no han sido capaces de lograr una respuesta. Es cierto que cuanto te dedicas a esto, desde la agencia siempre tenemos cierta facilidad porque conocemos a los periodistas pero no siempre fue así y no siempre se conoce al periodista.

Empezaré por lo básico, el 70% de las apariciones que logro para mis clientes desde Prensa y Comunicación lo consigo poniendo como punto de partida el email. No se trata necesariamente del envío de una nota de prensa sino de un email normal y corriente.

Como siempre digo, la nota de prensa es una herramienta más para lograr salir en los medios. Es cierto que para mi gusto es de las preferidas, pero ni mucho menos es la única. Escribir a los periodistas es un pequeño arte que se va perfeccionando con mucha práctica.

No nos engañemos, no existen fórmulas mágicas ni una plantilla exacta infalible, de hecho evita los emails automatizados sin ninguna personalización ya que eso espanta a cualquiera. A pesar de esto que te digo sí que hay algunos consejos que te quiero dejar que, aún siendo un poco de sentido común, yo he comprobado que funcionan.

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5 Consejos para escribir a un periodista y que te preste atención

1.- Personaliza tu email

Cuando uno recibe un correo le gusta sentir que está escrito para él. No sé a ti pero a mi esos correos masivos que ves que están escritos para mucha gente te hacen sentir uno más. Te hacen pensar que realmente no piensan en ti a la hora de enviártelo.

Los periodistas son personas como tú y como yo y aunque es cierto que se trata del envío de información y de tu interés porque la publiquen, siempre gusta que este personalizado. No sólo el nombre, si tienes algún tipo de contacto previo trata de reflejarlo también en el correo.

Yo por ejemplo siempre trato de evocar algún trabajo anterior, preocuparme por cómo está el periodista o incluso felicitarle por algún logro o publicación reciente. Trato de establecer una conexión con el periodista para dar calor al email. No se trata de escribirle demasiado, sólo de acercarte educadamente a él/ella.

2.- Normas básicas de educación

Para no enumerar todas las normas lo agruparé en un solo punto. Educación, respeto, ortografía, formato, léxico etc… Parece evidente pero si lo que quieres es transmitir valor de marca ten cuidado con todo esto. Los periodistas escriben bien y por lo tanto son sensibles a todas estas faltas de ortografía, de gramática o de sintaxis. Te parecerá una tontería pero eso afecta a la credibilidad de tu email, de tu nota de prensa y de toda tu comunicación para lograr visibilidad en prensa.

Por otro lado ten en cuenta que los periodistas reciben cientos de correos a lo largo del día por lo que trata de ser amable, educado y correcto en tu email para que en la medida de lo posible les sea fácil y atractivo leerte. Saludar cuando escribes, pedir las cosas por favor, mostrarte dispuesto a ayudar o a facilitar todo lo que pueda necesitar respecto a la información que le quieres hacer llegar… etc. Es fundamental para tener éxito con tu email.

Si un periodista, entre los cientos de correos que recibe encuentra el tuyo, sin saludar, sin dirigirte a él, y en el que la única línea que se escribe viene a decir que adjuntas la información para que se publique… pues qué crees que hará el periodista con el email… pues eso, a la basura y además no sólo eso sino que asocia tu nombre y lo que es peor, la marca para la que trabajas a ese hecho poco agradable.

Por ejemplo, yo en la agencia a menudo recibo (supongo que por error) correos de algunas marcas que me envían a mi (de manera automatizada) el email que está destinado a los periodistas y viene a poner algo así:

escribir email periodista

Así nunca se conseguirá que un periodista publique la información. Pero es que siguiendo en la línea de este correo te puedo mostrar otro casi peor:

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Bien, sí, saludas, das las gracias, pides por favor… pero de verdad, los periodistas están tan hasta arriba de faena que hacer una solicitud así de genérica, impersonal, y con falta de tacto no puede llevar a buen puerto. Se supone que un profesional de la comunicación que lleve estos temas debería saber cómo localizar por sí mismo esas cosas que pide en el correo. No se debe quemar al periodista.

Lo que pretendo explicarte con estos ejemplos (tendría otros cientos pero no quiero aburrir, creo que lo habrás entendido ya a estas alturas) es que no estás haciendo un favor al periodista enviándole información para que él rellene su medio de comunicación. Al contrario, el favor te lo hace el periodista eligiendo tu información para publicar. Y por lo tanto tienes que ganarte su confianza, su atención y su favor. Digo esto porque otro argumento que a veces me encuentro son responsables de algunos negocios que se piensan que los periodistas necesitan rellenar huecos y por lo tanto les hacen un favor enviando información… Ni te imaginas las veces que lo he escuchado… Con esa mentalidad será difícil trabajar la comunicación. Destiérrala. Ni te imaginas la cantidad de empresas que desean salir, la cantidad de información que reciben los periodistas y el poco tiempo, espacio y dedicación que tienen para ti. Conseguir una aparición, lograr salir en los medios de comunicación es complejo pero posible.

3.- Sé rápido, y directo

Como insisto permanentemente, los periodistas no tienen tiempo para pararse a leer grandes textos. Por lo tanto, a la hora de escribir un email a los periodistas deberás sintetizar muy bien y elegir a la perfección las palabras adecuadas para lograr su atención en cuestión de segundos.

En este artículo te hablo del tiempo que le dedicará un periodista a tu nota de prensa antes de borrarla, puedes aplicarlo a tu email: 3 segundos, lo que tarda en darle al botón de eliminar. Te recomiendo que te lo leas.

Debes lograr captar el interés en una línea o dos. ¿Cómo? Pues no sólo deberás resumir en varias palabras lo que quieres comunicarle sino además vincularlo con algo de actualidad que le interese y además ofreciéndole algo de valor que no obtenga fácilmente. Todo esto en una o dos líneas… ¿Misión imposible? No, pero requiere práctica.

4.- Dosifica y no agobies

No debes escribir a un periodista si sabes que no le puede interesar tu email. ¿Para qué vas a molestar a un responsable de economía si tu información es sobre salud? Lo único que lograrás es que borre tu email y que con un poco de mala suerte se acuerde de que tus correos no le interesan.

Una de las claves del éxito de la comunicación es segmentar y elegir bien a los periodistas a los que enviar una nota de prensa o un email.

En este artículo te explico cómo puedes escribir una eficaz nota de prensa y la importancia de segmentar bien tu lista de periodistas. No te lo pierdas.

No agobiar al periodista es fundamental por mucha prisa que tengas para que te publiquen la noticia. Debes entender nuevamente que antes que tú, el periodista tendrá muchas otras tareas. No eres el único ni mucho menos el imprescindible. El periodista también está sujeto a su cronograma, su calendario editorial y sus otras publicaciones. Sólo él sabe cuándo podrá publicar tu información. Incluso a veces no dependerá ni de él sino del responsable de sección que prioriza y ordena las publicaciones.

Agobiar, atosigar y estar encima del periodista sólo te llevará a que te coja manía o te ponga la etiqueta de pesado. Sí, es así. No les molestes más de la cuenta. Sólo cuando haya pasado un tiempo prudencial podrás preguntarle, pero no lo hagas constantemente ni mucho menos al día siguiente de enviarle el email. Si sabes que ya lo tiene deberás tener paciencia.

5.- Cumple con lo que ofreces

 

Si le ofreces en tu email al periodista una información concreta y la posibilidad de ampliar, cumple con lo que dices. No puedes echarte atrás, ni crear falsas expectativas. Mucho menos se te ocurra mentir con lo que ofreces porque podrías perder completamente la confianza del periodista no sólo para la noticia concreta que hayas trabajado sino para el futuro.

La comunicación es un trabajo que requiere su tiempo y cultivo. Es decir tienes que cultivar la relación y en ese proceso no puedes cometer errores o perderás un valioso aliado. Si te comprometes con una demostración, visita o artículo concreto asegúrate de cumplir con los plazos de entrega.

Si el periodista te pide testimonios y se los ofreces, luego no te eches atrás o perderás la confianza, la aparición y en el futuro otras posibles apariciones en prensa.

En definitiva ofrece calidad, proactividad y sobre todo facilidad para desempeñar el trabajo al periodista.

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Cómo estructurar un email para un periodista

Sin olvidar de que este email debe ser claro, rápido y conciso, este podría ser un pequeño esquema de cómo estructurar el email que escribas a un periodista:

Párrafo #1

Preséntate brevemente y Ofrece un enlace a la web de tu negocio. También es el espacio para quedar bien y poder dar un cumplido sobre algún artículo que hayas leído o un trabajo anterior. Demuestra que le conoces de alguna manera.

Párrafo #2

Es el lugar directo de la propuesta que le quieres hacer, la noticia. Resume en unas pocas palabras en qué consiste y a continuación explica que tienes mucho más para ofrecer. Recursos para complementar la noticia o por ejemplo otro ángulo en caso de que el primero no se ajuste a su interés.

Párrafo #3

Nunca olvides facilitar los datos de contacto: teléfono y correo electrónico. No hace falta que fuerces una respuesta escribiendo frases del estilo “Espero una respuesta” o similar … a mí personalmente me suena un poco presuntuoso. Creo que si la propuesta es de interés se da por hecho que te responderán.

Párrafo #4

Agradéceles el tiempo dedicado al email y nuevamente asegúrate de que te diriges por su nombre al periodista. A la gente le encanta ver y escuchar su nombre. Son pequeños detalles que muestran cercanía y personalizan el correo.

Para conseguir salir en los medios tendrás que dominar la técnica de escribir emails a los periodistas. No es nada del otro mundo pero necesitarás práctica par optimizar tus emails de manera que en en apenas unos segundos logres captar toda la atención. Tanto de tu negocio, de la información que propones como de los recursos y lo que ofreces al periodista para completar la información. Esta es la clave de un buen email para salir en los medios.

Sin duda con el paso del tiempo y una vez consigas entrar en el radar de los periodistas a medida que refuerces tu relación con los periodistas lograrás más y más interacciones, respuestas y apariciones en los medios.

No esperes grandes contestaciones. Muchas veces los periodistas no tienen ni tiempo de responder, otras veces verán tu email varios días después, incluso en ocasiones seas víctima de una limpieza puntual de correos. Por eso es importante saber medir los tiempos y lograr reforzar tu relación. Yo después de 10 años trabajando con periodistas y con algunos de ellos de grandes medios sé cuando no me conviene forzar la respuesta del periodista. Comprende su situación y que son cientos los que pedimos salir en los medios. Sólo sabiendo interpretar estas reacciones o la ausencia de ellas lograrás una buena relación.

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Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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