Cómo hacer un plan de marketing de evento ⋆ Prensa y comunicación

Cómo hacer un plan de marketing de evento

marketing de eventosDespués de muchos años ayudando a lanzar proyectos basados en la creación y diseño de diferentes tipos de eventos creo que estoy en una buena posición para recopilar los 50 puntos esenciales que deberías seguir para lanzar tu propio evento. Gracias a la evolución del marketing digital, a diferentes herramientas como las redes sociales o la comunicación, incluso gracias a la agilidad de la era digital puedes lograr un evento tremendamente efectivo, escalable y lo que es más importante: recurrente. Es decir puedes crear uno o muchos eventos e irlos repitiendo cada cierto tiempo. Hoy en día un evento puede ser un encuentro entre una comunidad. Pero no me quiero adelantar o no te sabré explicar todo lo que quiero.


Descubre un poco más sobre mi agencia de comunicación

En este post que al final se me ha escapado de extensión te voy  a desgranar en 50 pasos absolutamente todo lo que necesitas saber para crear un plan de marketing de evento que será lo que te lleve al éxito y a poder replicarlo siempre y cada cierto tiempo. Empezaremos por el inicio hasta llegar a la comunidad y visibilidad.

Este es el índice del post según los diferentes momentos del evento:

1.- Fase inicial: La web del evento

2.- E-mail marketing antes del evento

3.- Social Media antes del evento

4.- Marketing de Contenidos antes del evento

5.- Sinergias con Partner

6.- Plan de comunicación para eventos

7.- SEO para eventos

8.- Acciones durante el evento

9.- Marketing de contenidos después del evento

10.- Email marketing después del evento

11.- Social Media después del evento

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Como hemos dicho, una vez que tengas la fecha y el lugar del evento definido ya estarás en pleno proceso y cuenta atrás de tu acción. Tienes mucho por delante y no hay tiempo que perder. Ahora toca hacer que la gente acuda al evento. ¿cómo? Empecemos.

Ya he comentado en otro post que los planes de comunicación y de marketing son absolutamente compatibles. De hecho en mi caso no sólo son compatibles sino que complementarios. No concibo uno sin otro para el beneficio de mis clientes.

Necesitarás conocer mi completa guía para escribir notas de prensa perfectas

30 consejos que nadie te contará a la hora de escribir una nota de prensa

Te recomiendo leer este post en el que profundizo sobre la sinergia entre comunicación y estrategia de marketing online.

Las estrategias de marketing online están orientadas a la venta. Esta puede ser de entradas, de visitas, de productos, de servicios etc… La comunicación está orientada a generar visibilidad, notoriedad, confianza, publicidad etc. La comunicación es un altavoz de difusión masiva que unido a una estrategia de marketing hace que culmine en ventas. Puedes tener un plan de comunicación para vender por sí mismo pero combinado con acciones de marketing podrás multiplicar sus efectos por motivos evidentes.

Empecemos por el primer paso a la hora de comenzar con un evento.

salir en los medios


La Web del evento

Se trata de la base y el recipiente fundamental sobre la que girarán todas las estrategias de un evento. Es el escaparate digital y punto de partida y de recogida de información. Todos los trabajos de visibilidad y de promoción partirán de la web del evento por lo que se hace importantísima tener este apartado muy bien optimizado y conectado.

No te voy a engañar, mi predilección como la de muchos otros marketers es que apuestes por un diseño en WordPress que es la plataforma de gestión de contenidos gratuita más popular del momento. Si todos la usamos será por algo aunque te daré algunos motivos principales:

  • Es autogestionable
  • Se lleva de fábula con el SEO de Google para el posicionamiento
  • Es sencilla e intuitiva
  • Es gratuita y cuenta con plantillas muy económicas y adaptables
  • Cuenta con miles de plugins que te facilitan la vida para acciones de marketing, email marketing, venta online, difusión, posicionamiento etc…
  • Y podría seguir pero lo cierto es que encontrarás más bondades por Internet.

Ahora sigamos con lo que debe contener tu web de eventos:

  1. Descripciones específicas

Parece obvio pero me encuentro en ocasiones eventos en los que descubrir la fecha, la hora, el programa o incluso el lugar se me hace complicado.

Deja claro y accesible el tema del evento, la fecha, el lugar y quién debe asistir. Sí, también parece una obviedad pero la gente necesita que le aconsejes y le asesores. Define muy claramente cuál es la temática de tu evento y qué perfiles o personas deberían asistir. ¿para quién está dirigido el evento?

Te aconsejes destacar los puntos fuertes del evento según el perfil de la persona. Es decir, si se trata de un evento profesional puedes incluir los beneficios específicos que encontrarán estos profesionales. Si de lo contrario es un evento más de carácter social, familiar etc, lo mismo. Deja claro para quién es el evento y qué se encontrarán los asistentes y llévalo a la práctica. Es decir “aprende a utilizar tus APP móviles” o “pasa un día de ocio con los más pequeños de la casa con diferentes atracciones” o “El think tank más importante del sector bancario”… etc.

Otro recurso muy útil son las recomendaciones o citas de ediciones pasadas.

  1. Planifica el contenido antes del evento

La estrategia de contenidos es vital para la difusión de un evento, ya sea en medios de comunicación, medios ganados o propios como el Blog.

Debes planificar tu contenido y crear un calendario editorial para ir publicando todo tipo de contenidos: videos, fotos, whitepapers, eBooks, post, entrevistas etc…

Tener un buen archivo de contenidos te permitirá distribuirlos no sólo antes del evento sino durante el mismo. Publicarlo y viralizarlo por las redes sociales, ofrecerlo a los asistentes en diferentes formatos etc. Gracias al contenido lograrás captar la atención de los asistentes y generar una experiencia.

  1. Fotos de los ponentes y biografías adaptadas

Los ponentes serán los imanes de atracción de tu evento. Por este motivo es fundamental que en todos tus contenidos y en la propia página web destaques qué ponentes acudirán a tu evento y expliques una parte importante de su biografía: por qué son importantes, qué pueden contar, cómo van a ayudar a los asistentes en su ponencia etc. Sus hitos más destacados etc.

Se podría decir que la calidad y la relevancia de tu evento está directamente vinculada a la calidad de tus ponentes.

¡No olvides incluir buenas fotos y hasta sus enlaces sociales!

  1. Imágenes destacas del evento

Una imagen vale más que mil palabras. Las imágenes en comunicación son valiosísimas porque serán las que se asocien a tu evento, se compartirán en redes sociales y se identificarán directamente con tu evento. Invierte un poco en una imagen potente de tu logo y en el resto de recursos gráficos y fotos de la web. No te imaginas lo que puede cambiar una web con una foto buena u otra mala. Escoge imágenes que transmitan.

  1. Videos relacionados con el evento

Lo llevamos oyendo años, el video cada vez es más importante como recurso de contenido. Cada vez tienen mayor importancia y por eso ya son una parte importantísima en redes sociales de todo tipo. Y es que tienen mucho éxito y por eso debes tratar de crear una colección de videos relacionados con tu evento.

Videos de tus ponentes hablando de las ganas que tienen de participar en el evento, o contando una píldora de lo que hablarán. Un vídeo puede ser grabado de forma amateur, lo importante es el contenido. No necesitas un equipo de producción audiovisual profesional aunque si lo tienes bienvenido sea.

También existen portales donde trabajan freelances que te harán videos esquemáticos, o videos con animaciones para explicar de qué va el evento. Crea un guion y contrata a un profesional que te haga un video sobre el evento. No será muy caro y el efecto y la posibilidad de viralizar será altísima.

También puedes hacer entrevistas con ponentes que respondan preguntas frecuentes sobre la temática del evento.

Las posibilidades son infinitas: flashmob, video humorístico, tutoriales, videos formativos etc…

  1. Botón “registro ahora”

Otro “must have” que debe contener tu página web de una manera indiscutible es el botón de registro. Crea un Call To Action llamativo y que no pase desapercibido para que cualquier prospecto o visitante a tu web lo vea y se pueda registrar de manera rápida y sencilla al evento.

Puedes invitarle a registrase a un newsletter donde le avisarás que jamás recibirá SPAM pero sí mucho contenido de valor y estará informado de todas las novedades y avances del evento. Aunque te parezca increíble hay mucha gente dispuesta a estar informada si la temática es de su interés. Este punto será esencial tanto en la fase de adquisición de leads o posibles visitantes como en la estrategia de contenidos y de email marketing para mantener la relación a largo plazo y fidelizar a tus usuarios.

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 Email marketing antes del evento

 

Nos podemos encontrar ante dos escenarios posibles:

  • El primero es que tengas una base de datos de contactos. Lo propio sería trabajar esa base de datos de tu CRM invitando a potenciales visitantes. Utiliza acciones de email marketing para eventos que te permitan lograr asistentes.
  • El segundo escenario es el habitual: no tienes base de datos de contactos a los que invitar o la que tienes no está segmentada y es un popurrí de todo. Aunque parezca increíble yo mismo descubrí la magia del CRM sólo hace un par de años. Hasta entonces mis contactos los mantenía de forma tradicional.

Te recomiendo este post sobre la magia que te puede ofrecer un CRM de marketing. Sinceramente y sin entrar a hacer publicidad de ningún producto concreto te lo recomiendo.

 

En el caso de que no tengas contactos iniciales a los que invitar tocará hacer uso de las redes sociales y de las estrategias de networking. Puedes pedir a tus contactos que comiencen a difundir el evento. Los ponentes suelen tener una larga lista de seguidores y por lo tanto son una buena fuente para captar visitantes y empezar a hacer tu propia base de datos en tu CRM con los que luego seguir manteniendo el contacto a través de estrategias de email marketing.

Existen técnicas de Geowth Hacking para eventos por ejemplo poner en tu firma de correo electrónico y el de tus amigos también, un mensaje con la web del evento. Hay más estrategias, piensa cómo difundirlo más. Cadenas de favores, de amigos, de emails etc.

  1. Línea de asunto

Existen trucos que hacen que la tasa de apertura de un email sea mayor: asuntos que inspiren miedo, tensión o expectativas personales hace que sean correos más abiertos. Lo mismo ocurre con los tipos de mensajes emocionales. Trabaja tu copy por ejemplo “10 cosas que dejarás de conocer si faltas a evento”

  1. Días clave para enviar email marketing: fines de semana

Este consejo puede tener diferentes puntos de vista. Normalmente se dice que los fines de semana se envían menos correos institucionales de empresa. Por este motivo se suele aconsejar utilizar estos días para enviar acciones de email marketing. Luego entre semana con el trabajo y la rutina del día a día se tiende a prestar menos atención.

Segmenta tu público y envíalo según pienses que tenga más o menos disposición. En este tema los Test A/B serán tus aliados. Prueba y error. Comprueba la tasa de apertura y céntrate en lo que funcione. Personalmente no soy fan de las reglas,  me gusta probar.

  1. Miniatura del video

Recientemente los emails han dado una paso más en la evolución y permiten auto reproducir fragmento de videos o GIFS. Utilízalo para sorprender y enseña un video inspirador o que provoque continuar informándote sobre el evento. Yo lo he probado y sin duda mejoran la tasa de clics.

  1. Utiliza a los ponentes como imán

Como he dicho antes, los ponentes de tu evento son los que marquen la notoriedad del mismo. Utiliza su imagen, sus declaraciones, sus testimonios para mejorar la tasa de engagement en tu campaña de email marketing.

  1. No tengas miedo de reenviar

Los emails son gratis, ¿verdad? Bueno, dependerá del número de envíos, cierto. Pero también es cierto que sin llegar a ser SPAM hay que perder el miedo a reenviar un email con diferentes formatos ya que igual puede que uno no surta engagement pero ese mismo contenido formulado de otra manera cree el clic necesario.

Por este motivo la planificación es importante. Está claro que no vas a enviar esos dos correos similares seguidos en días consecutivos, pero si lo haces con semanas o incluso meses de antelación la historia cambia.

Por ejemplo un correo puede ser la lista de ponentes, otro una declaración o mini video de un ponente y otro los precios con descuentos por la compra anticipada.

Puedes enviar recordatorios de todos estos tres. Los usuarios lo agradecen. Yo lo agradezco porque a veces se me olvida el descuento y cuándo acaba me da mucha rabia perderlo. Puedes enviar hasta 3 recordatorios de emails incluso horas antes de que acabe la promoción.

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Social Media antes del evento

 

El post empezaba hablando de la importancia de los canales sociales para los eventos y lo que ha beneficaido precisamente a los eventos. Tanto en difusión, publicidad, seguimiento como en la propia producción. Todos los eventos son sociales. Quien más y quien menos habla de él en twitter, sube una foto o comparte una noticia.

Por este motivo tu plan de marketing de eventos debe contar sí o sí con el apartado Social Media. Y no sólo hablo de la labor de Comunity Manager. El Social Media abarca mucho más que las redes sociales propias que es lo que hace un profesional comunity manager. El Social Media incluye medios de comunicación social en el más amplio sentido de la palabra: portales de información, foros, canales sociales, menciones en Internet, opiniones, Blogs (del evento y de terceros), Influencers etc…

A continuación, te sigo mostrando cómo promover el evento en este apartado Social Media.

Te recomiendo esta lectura sobre lo que expliqué de los Owned Media, Paid Media para comprender la importancia de los Blogs y canales de difusión propios en Internet

  1. El hashtag

 

Para poder viralizar tu evento en las redes sociales deberás seleccionar un hashtag que sea el que utilice todo el mundo que quiera compartir imágnes, fotos, declaraciones, testimonios etc.

Este hashtag deberá ser corto para no tener problemas con la extensión de Twitter y además que sea de fácil comprensión y legibilidad. Mi recomendación es que elijas un hashtag único para un evento. Siempre se utilizará ese hashtag en cada Tweet o post.

  1. Comprueba la URL en cada perfil social

Es una acción muy sencilla, comprueba que en todas tus redes sociales activadas para el evento está incluida la URL con el link verificado a la web del evento. Mucha gente accede a la web cuando ha visto un post o un tweet interesante. La forma más rápida es facilitar el acceso poniendo el enlace correcto en cada perfil ya sea de Facebook, Twitter, Linkedin etc.

  1. Utiliza Twitter como plataforma de contacto personal

Mi red favorita profesional es Linkedin, no obstante considero que a nivel de contenidos Twitter le da mil vueltas. La primera es una gran agenda de contactos con los que puedes contactar y establecer sinergias, sin embargo la segunda es más activa en cuanto a contenidos compartidos. Los hashtags ayudan mucho a etiquetarlos y las listas igual.

En este sentido Twitter también tiene una utilidad a veces infravalorada que el el buscador avanzado. Yo lo utilizo para encontrar personas interesadas en un determinado tema y que además puedo localizar cerca. Con una simple mención directa sobre el evento o una invitación podrás conectar con ellos y acercarte de forma sutil y eficaz para ganártelos.

  1. No pares de Twitear

Lo malo que tienen los tweets es que son fugaces como las estrellas.

En un timeline muy largo y rápido corres el riesgo de pasar desapercibido muy rápidamente. A pesar de que utilices hashtags para etiquetar contenidos si las personas no están visualizando Twitter quizá les pase desapercibido lo que compartas. Por eso yo tengo una máxima en Twitter y es que hay que Twittear continuamente. No te cortes en la programación de contenidos por este canal y haz uso de herramientas como hootsuite para dejar programado todos tus tweets.

¿No sabes qué tweets puedes programar? Te dejo algunos ejemplos muy básicos y recurrentes en los eventos:

  • Comienza el registro de inscripciones
  • Casi no quedan entradas para el evento
  • Recordatorios continuos de tiempo y ubicación
  • “Acabo de ver la presentación de “ponente”! “(Mencionar al ponente)
  • “¡Nos vemos en el evento!” (Mencionar a los inscritos)
  • Tweets con testimonios cita sobre un ponente (búscalos en Internet, encontrarás su perfil de Twitter)
  • Tweet del blog antes del evento usando una cita de la entrevista. (Mencionar ponente)
  • Mensajes de agradecimiento a patrocinadores (mencionarlos patrocinadores)
  • “¡Gracias por registrarte! ¡Nos vemos allí! “(Mencionar a los registrantes, especialmente a los influencers de los medios sociales)
  • Gracias por compartir, publicar y re-tweet (mencionar a todos los que compartieron)
  • Cuenta atrás: “Sólo X días hasta el evento!”
  1. Sigue a profesionales

Además de retuitear o mencionar a los ponentes u otros profesionales del evento para continuar con una estrategia efectiva deberías seguir sus perfiles. Ellos recibirán la correspondiente notificación y podrán elegir si agradecer tu seguimiento o incluso mencionarte, lo que es igual a visibilidad.

Lo mejor es seguir a la gente cuando tienes un tweet de promoción de eventos convincente en la parte superior de tu transmisión.

  1. Publicar el evento en Facebook y LinkedIn

¿Obvio no? Se trata de dar la mayor cobertura y visibilidad posible al evento por lo tanto resulta obvio que se debe estar en cuantos más canales mejor. Tanto Facebook como Linkedin te permiten la opción de publicar un evento. Aprovecha la generación de contenidos y de tu estrategia de marketing de contenidos: post, blog, fotos, imágenes, videos, ebooks, ponentes etc para alimentar estas redes sociales.

Además seguro que tus ponentes tienen perfiles sociales en estas redes y por lo tanto si logras que compartan estos contenidos multiplicarás el alcance y difusión. Se trata de utilizar todos los canales para lograr la mayor difusión del evento. Aprovecha tanto los tuyos propios como el puente de los ponentes para que compartan tus publicaciones y logres un crecimiento exponencial.

  1. Página de agradecimiento de la inscripción

Esta es un clásico en marketing online. Toda Landing Page debe tener una página de agradecimiento. Es algo que no todo el mundo hace y que conlleva una pérdida de oportunidades de seguir logrando mayor engagement con los visitantes y los leads.

La página de agradecimiento es una nueva página o landing page que aparece justo después de registrarte al evento o de descargar un contenido Premium. Lo bueno de estas páginas es:

1º Das las gracias por registrarse y asistir lo cual es de educación

2º Puedes ofrecerle más contenidos y redirigir al visitante a un punto concreto que te interese de tu web: programa, newsletter, revista, suscripción etc. Así además mejoras el SO on Page y matienes a tus visitantes en tu web.

3º Puedes invitarles a compartir automáticamente en sus perfiles sociales un mensaje predefinido tipo “To voy al evento #nombredelevento en la URL” con un plugin tipo Click to Tweet.

4º Puedes agregar botones de compartir la landing page para que la gente se sume

  1. Email automático “Follow-up”

Una de las nuevos recursos que he descubierto hace unos años y que mayor tasa de engagement me brinda son los emails “follow-up”. Se trata de correos electrónicos automáticos que se envían cuando un usuario se descarga un contenido, se registra o en definitiva rellena un formulario. Se envían automáticamente, es decir no lo hago yo manualmente.

En este email puede predefinir el mensaje con los puntos más destacados que quieres hacer hincapié. Por ejemplo:

  • Comparte en redes sociales el evento
  • Descarga este ebook gratuito
  • Consigue tu programa del evento
  • Preséntanos a tus contactos
  • Síguenos en redes sociales
  • Regístrate en nuestro newsletter
  • Puedes poner lo que quieras a modo de recordatorio de lo que acaba de hacer.
  1. Marketing de automatización

No siempre contamos con estas herramientas pero si tu herramienta de email marketing te permite automatizar emails siempre te recomendaré que crees procesos automáticos de recordatorios. Incluye enlaces a la web del evento así como otras secciones de interés.

  1. Prueba acciones cruzadas en redes sociales

Otra estrategia bastante efectiva que he utilizado en alguna ocasión con influencers y con profesionales de interés es cruzar mensajes a través de distintas redes sociales. Por ejemplo si un profesional ha compartido o ha dado a me gusta en Twitter a un contenido o mensaje, le agradezco y le saludo por Facebook. Y viceversa. Esta estrategia es efectiva entre Twitter, Linkedin y Facebook. Siempre ten presente el tipo de profesional y de impacto social que buscas. Allá donde puedan estar tus potenciales visitantes del evento. Si es de moda por ejemplo añadiría Instagram.

Las redes sociales son los canales de difusión propios más valiosos que tienes en tu poder para tu evento. Aprovéchalos al máximo y exprímelos antes de pasar a medios de pago como Adwords, Social Ads o publicidad en medios.

Otra herramienta de difusión que ofrece gran valor añadido es el de la comunicación. Los medios ganados o Earned Media son muy valiosos porque transmiten que terceras personas hablan de tu evento. Combina esta estrategia también. Lo veremos más adelante en el apartado correspondiente. Mientras tanto no pares de compartir, retuitear, mencionar y lograr seguidores-


Marketing de contenidos antes del evento

 

El marketing de contenidos es una pata fundamental para tu estrategia de marketing de eventos. Esto es así porque te permite posicionamiento SEO, disponer de recursos para compartir en redes sociales, lograr interacciones con otros ponentes y potenciales visitantes, programar publicaciones, establecer relación mediante acciones de email marketing y mucho más.

Como ves cada una de estas acciones con propias de cada fase de la preparación del evento. Ahora analicemos las acciones de marketing de contenidos antes del evento.

 

 

  1. Escribe una entrada de blog antes del evento

Cuando estés a una semana del evento podrás escribir un post muy especial. Procura contar con recursos valiosos: una entrevista especial, un vídeo de un ponente etc.

Esto no debe ser demasiado tedioso de conseguir, puedes enviar un cuestionario por Internet o hacer la entrevista por teléfono o videoconferencia. Sin embargo el retorno y el engagement que ofrece es muy elevado.

  1. La técnica del Guest Bloggin o ponente invitado

Una técnica muy utilizada entre bloggeros es precisamente esta. Se trata de escribir como invitado en el blog de otra persona. Esto es muy bueno porque permite al invitado acceder a seguidores que quizá no tiene, le ayuda en cuanto a SEO y posicionamiento y permite al anfitrión abarcar más temas, más SEO diferente al propio del que habla habitualmente. Se trata de una sinergia muy productiva.

Si logras escribir sobre tu evento en otro Blog accederás a más audiencia mientras que si permites a un ponente escribir un artículo en tu blog te dotará de mayor contenido, SEO, calidad y seguidores del ponente que accederán al blog del evento para leerle. Además podrás tratar de ganártelos y conseguir convertirles ya sea en visitantes del evento o en suscriptores del blog para mantener la relación mediante email marketing y atraerles más tarde.

Además contarás con el apoyo del ponente que viralizará y compartirá su artículo escrito en el blog del evento entre todas sus redes sociales o incluso en sus acciones de email marketing a sus seguidores.


Trabajar con los partners

Los partners son un recurso muy valioso a la hora de crear un evento. Son valiosos a nivel estratégico porque te permitirán llevar tu evento a otro nivel con o sin presupuesto económico elevado. Establece alianzas, intercambios, contenidos, afiliaciones, logística etc.

 

  1. Intercambios con partners estratégicos

Por ejemplo si no tienes presupuesto para disponer de un equipo de recepción de invitados o acreditaciones, azafatas para el evento etc quizá pueda ser un buen intercambio ofrecer un stand y una ponencia a cambio de este servicio.

Esta clase de intercambios suele ser muy habitual y permite ganar a las dos partes. También puedes ofrecer entradas gratuitas al evento a cambio de unos servicios que necesites y no puedas permitirte pagar.

  1. Look & Field

En los detalles destaca la excelencia pero aunque yo mismo sea poco dado a cuidar estas cosas dice mucho de un evento mantener una plantilla en todo lo que se haga. Es decir cuidar un protocolo a la hora de diseñar las ponencias, las plantillas de Power Point etc. El por qué ya no es tanto por una cuestión de estética sino que cuando quieras hacer uso de ellas en la web del evento o compartirlas por las redes sociales o mediante campañas de email marketing de fidelización o contenido Premium, quedará mejor si todas están basadas bajo los mismos modelos, colores y tipografías. Es trabajo que te quitarás después de encima.

  1. Acciones de afiliación

Una estrategia muy a la americana. Startups como Deliveroo, UBER, Cabify etc lo hacen mucho… “Tras una compra invita a un amigo y recibe 5€ de descueto si consumen o hacen un pedido”. Quizá nos parezca una campaña poco estética pero créeme que tiene resultados. Parece que nos da miedo pedir recomendaciones pero hay que hacerlo y funciona.

Una estrategia efectiva podría ser crear una serie de códigos de promoción únicos por cada partner, ponente o incluso visitante y cada vez que logre traer visitas le recompensas de alguna manera que le resulte interesante. También es muy típico en los eventos crear códigos de descuento o entradas gratis para que los ponentes o los partners lo viralicen y compartan pos las redes sociales. Todo con tal de dar visibilidad ya lo he dicho mucho en este texto.

  1. Elabora una lista de Tweets preescritos

Me ha ocurrido recientemente en el Mobile World Congress y es una realidad que ocurre muchas veces más. No esperes a que los ponentes, patrocinadores o empresas promuevan en sus redes sociales un evento. Adelántate y dales el trabajo ya hecho. Crea una parrilla de mansajes ya escritos con toda la información y la imagen para que sólo tengan que cargarlo en sus plataformas sociales y programarlos o publicarlos.

  1. Invita y crea Networking

También es una estrategia que ofrece sus beneficios y que incluso puedes llegar a monetizar. Se trata de sacar del evento a los ponentes, influencers y patrocinadores y organizar una cena o invitarles a comer para que se conozcan distendidamente fuera del evento, puedan conversar, hacer networking y divertirse.

No se trata de ocio por ocio pero fuera del trabajo o de la zona profesional pura y dura surgen oportunidades, das pie a conocerse entre ellos y nacen sinergias. En algunos eventos he llegado a ver como una opción de la entrada, la más cara, incluye invitación a esta cena con ponentes, esta es la fórmula de monetizar esta acción.


Estrategias de comunicación para eventos

Como ya he dicho la comunicación con la prensa es indispensable en la estrategia de visibilidad de un evento. Es complementaria a todo lo que hemos estado analizando hasta ahora. De hecho desde las redes sociales los medios de comunicación también tienen su gran altavoz y sus miles de seguidores. Los portales de información o diarios también tienen su audiencia etc.

Por ello un acelerador de la visibilidad de tu evento es perfectamente un medio de comunicación.

  1. Presenta tu evento a la prensa local

Este punto también dependerá de dónde realices el evento en cuestión. No es lo mismo una gran ciudad como Madrid o Barcelona en la que se celebran muchos eventos que una ciudad como Valladolid o Alicante en el que los hay más a cuenta gotas.

Si lo realizas en un sitio más pequeño tendrás muchas más posibilidades de contar con el apoyo de la prensa local.

Te recomiendo que te leas este post en el que hablaba precisamente del poder de la prensa local para el éxito de tu estrategia de comunicación.

  1. Invita a los periodistas especializados

 

La prensa especializada no suele fallar a eventos sectoriales. Invita a los periodistas para que puedan asistir al evento y cubrir la experiencia y las ponencias. Hablarán de todo y gozarás de más espacio en su medio que en otros medio más generales.

  1. Haz convocatoria de prensa y nota de prensa de evento

La prensa como decimos es un gran altavoz mediático y en este Blog hemos hablado largo y tendido sobre la importancia de contar con los medios para que hablen de tu evento.

Te recomiendo este post en el que precisamente te doy unas cuantas razones para invitar a los periodistas a conocer y hablar de tu evento.


Realiza estrategias de SEO para tu evento

Hay muchos profesionales que buscan eventos temáticos concretos. Si no trabajas el SEO de tu evento jamás darán con tu web y estarás perdiendo oportunidades de visitas y por lo tanto de éxito y ventas.

Siempre podrás recurrir a fórmula de pago como los Adwords para estar posicionado arriba pero el preuspuesto que deberás destinar será de miles de euros y no creo que estés dispuesto a ello. Por eso y si piensas hacer un evento recurrente ya sea anual, semestral o lo que sea, necesitarás trabajar el SEO.

Es vital que optimices tu web con un buen SEO para logar un posicionamiento en Google. Y recuerda lo que voy a escribir a continuación:

“Sin buen contenido no hay SEO”

  1. Definir la Keyword

La elección de la palabra calve es casi un arte y dependiendo de la dificultad de la misma te costará más o menos trabajo posicionarla.

Lo primero que debes hacer es buscar una palabra compuesta por conceptos clave de tu evento, combinar la temática del evento, la palabra “evento” y el lugar o ciudad donde ser realiza. Por ejemplo “Evento de emprendimiento en Valladolid”.

Existen las denominadas palabras clave long tail que son aquellas que son más segmentadas, descriptivas y concretas. Son las que acuden a nichos concretos. Por ejemplo “Evento de emprendimiento para mujeres en Valladolid”. Son keywords más extensas pero mucho más precisas y por lo tanto más “fáciles” de posicionar ya que no tienen tanta competencia en la puja por el posicionamiento.

  1. H1, H2 títulos y encabezados

En el posicionamiento cobra un papel protagonista el uso de etiquetas como las del título o H1 y el encabezado. Es importante que tanto en una como otra aparezca la palabra clave, igual que en la meta descripción.

En la etiqueta de título, es mejor poner el nombre del último evento, por lo que la palabra clave aparece primero. Esto ayuda a indicar la relevancia para Google. Por ejemplo, un evento para veterinarios en Alicante puede beneficiarse de un sitio web con una etiqueta de título, como “Evento de veterinarios en Alicante – Vetcom Alicante”.

  1. Descripción de búsqueda amigable

Las descripciones de las páginas son muy importante para el posicionamiento y la lectura que Google hace de la web del evento. Detallar la descripción del evento es importante igual que incluir la palabra clave varias veces.

Si es largo, divide el texto en párrafos cortos y concisos. Utiliza diferentes formatos, incluye encabezados, sub encabezados, enlaces internos, y otras técnicas de SEO on Page.

  1. Enlaces internos

Los enlaces internos dentro de la web de tu evento son importantes para el posicionamiento en Google. Comprueba que cada página dentro de la web tiene estos enlaces vinculados con otras páginas de la propia web: post del blog, programa, registro, testimonios, contenido Premium etc. Esto guiará a los visitantes a la página, pero también ayudará a los motores de búsqueda a saber que la página es relevante.


Durante el evento

 

Utilizando en hashtag del evento asegúrate que se está twitteando y compartiendo información sobre el evento. Promueve discusiones, retuitea acciones de otros visitantes, comparte momentos, imágenes y post relacionados con las ponencias y los  ponentes. En definitiva se trata de gestionar la información e interacción del propio evento. Promover discusiones entre visitantes y asistentes etc.

  1. Comparte

Monitoriza las conversaciones sociales acerca del evento, retuitea, menciona y comparte. Promueve acciones entre asistentes y ponentes

  1. Comparte fotos

Promueve la edición y toma de fotos, compártelas en todas las redes sociales bajo el hashtag del evento. Procura transmitir en imágenes los diferentes momentos del evento: ponencias, ponentes, presentaciones, asistentes, las salas, el coffe break etc…

  1. Inventa acciones de interacción

Promueve la interacción éntrelos usuarios, visitantes y seguidores. Crea algún juego o concurso bajo un hastahtag. El objetivo es la visibilidad del evento y la adquisición de leads.

Puedes redireccionar a los usuarios a una landing page a través de un concurso en redes sociales, donde conseguir captar los emails de estos usuarios para ampliar la comunidad y crear acciones de email marketing posterior.

Esto lo debes hacer porque la finalidad es pensar en el próximo evento, en que sea mayor. Una vez acabe el actual evento deberás seguir con acciones enfocadas a crear un próximo evento mayor.


Post del evento

Una vez acaba el evento toca la fase de recopilación de información, de analítica y cifras: visitantes, tráfico web, apariciones en medios, asistentes al evento, entradas vendidas, publicación de post etc.

Recopila esta información y plásmala y publícala en un post del Blog a modo de resumen y balance final del evento. Tienes que saber recapitalizar todo el contenido generado durante el evento para programarlo a lo largo del próximo año.

También puedes publicarlo en los medios de comunicación como una nota de prensa de evento o en un Blog a través de la técnica de blog invitado. Otras publicaciones pueden ser cámaras de comercio, foros especializados etc.

Qué contenidos publicar:

  1. Resumen de las presentaciones

 

Recopila las presentaciones de los ponentes que realizaron en el evento. Publícalo en el Blog, en medios o en redes sociales. También puedes optar por transformarlo en contenidos Premium y distribuirlo a través de campañas de email marketing.

  1. Presentaciones de los ponentes

Tal y como comentaba anteriormente es bueno tener todas las presentaciones de los ponentes realizadas bajo una plantilla concreta y unificada en estilo. Así llegado este momento se puede compartir con herramientas como Slideshare y pegarlo e incrustarlo en la web del evento, en el blog, para que estén disponibles después del evento.

  1. Galería de fotos de eventos

 

Recapitalizar todos los contenidos es importante para mantener el contacto y la estrategia de marketing después del evento. Al igual que ocurre con las presentaciones debes poder hacer una galería de fotos del evento para poder compartirla.

  1. Recopila los “top tweets” del evento

Herramientas como Storify te facilitarán la tarea de recopilar los tweets más importantes del evento y reconstruir la historia del evento. Así podrás compartir los éxitos en las redes sociales así como la capacidad de viralizarlos. Utiliza el hashtag del evento para poder identificar los mensajes del evento.

  1. Enumerar a los ponentes, patrocinadores y asistentes

List.ly es una forma muy social de construir listas e integrarlas en un sitio web. Este tipo de lista puede ayudar a los asistentes a encontrarse después y obtener los contenidos compartidos en Internet del evento. Otra buena forma de recopilar información del evento de cara al próximo evento.


E-mail marketing posterior al evento

 

La técnica de email marketing es un recurso muy valioso para mantener la relación con los visitantes y contactos generados durante el evento. Estos emails son una manera de dar las gracias, compartir enlaces importantes y mantener la relación con los asistentes registrados tanto para seguir monetizando como preparar el próximo evento sobre una base de datos ya creada y cualificada.

Qué puedes hacer en estas campañas de email marketing para seguir avanzando con el evento:

  1. Crear encuestas

Las encuestas son una eficaz manera de conseguir un feedback por parte de los usuarios y asistentes. Sirve para conocer qué gusta más y por dónde focalizar los esfuerzos.

  1. Compartir post del evento

Como comentaba antes, el hecho de tener creado tanto contenido te facilita la labor a la hora de compartir contenido. Esto se refleja también en las estrategias de email marketing. Puedes enviar por email enlaces a los post creados y otros contenidos de calidad.

  1. Invita a las redes sociales

En los email marketing se debe aprovechar la oportunidad para recordar todo tipo de información. Una de ellas pueden ser las redes sociales, es importante que les recuerdes que pueden seguirte en tus canales sociales.

  1. Invita al próximo evento

Me ocurre en mi blog por ejemplo que algunos usuarios registrados en contenidos Premium o redes sociales no lo están en el blog. Puede que tengas usuarios registrados en el email marketing que no lo estén en el newsletter. Por eso es importante aprovechar también el email marketing para sugerir y recordar que se pueden registrar para el próximo evento


Social Media posterior al evento

Una vez acaba el evento sigue en marcha la maquinaria Social Media. De hecho las fuentes propias no deben parar nunca porque son los canales de difusión y propagación de visibilidad del evento. Lo que cambia es el enfoque y la estrategia. Ahora le toca el turno al momento de compartir historias, dar las gracias y permanecer conectado monitorizando lo que se dice sobre el evento.

En ocasiones los ponentes suelen compartir experiencias post evento, subir a las redes sociales sus ponencias u otros casos de éxito que conviene seguir y hasta retuitear.

Estas son algunas de las actividades Social Media que deberás realizar:

  1. Agradecer tweets

Una buena forma de fortalecer las relaciones es dar las gracias a los retuits, me gustas y gente o ponentes que han compartido contenidos del evento.

  1. Publicar fotos

Selecciona las mejores fotos y programa publicaciones periódicas etiquetando a ponentes, marcas, patrocinadores y otros participantes del evento. Generarás engagement y feedback.

  1. No dejes de compartir

Comparte todo tipo de menciones sobre el evento. Los hashtags te ayudarán a identificar las historias sobre el evento. No dejes de compartir todo lo que los usuarios, visitantes, marcas ponentes y resto de stakeholder publiquen y compartan en redes sociales. Favorece la difusión y crea conexiones y nuevos seguidores.

como hacer un evento mediático

Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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