Como hacer una auditoria de comunicacion: ¿estas comunicando bien? ⋆ Prensa y comunicación

Como hacer una auditoria de comunicacion: ¿estas comunicando bien?

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Para que tu negocio prospere, crezca, aumente sus beneficio y alcance sus objetivos debes jugar con muchos aspectos del mismo. Un buen plan de negocio evidentemente hace que sea viable, sin embargo los aspectos del marketing y de la comunicación son dos piezas clave para el día a día. Piezas que en muchas ocasiones se subestiman bien por desconocimiento o bien porque se cree que no hay presupuesto. No obstante son dos herramientas que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu negocio. Ya no hablamos de comunicar en los medios. La comunicación también afecta a la relación con tu cliente. Y el marketing en definitiva son las ventas. Tú me dirás, si no te comunicas y no vendes, ¿cómo va a prosperar tu marca? Y como toda acción de marketing, debes medir el impacto de tus acciones, así podrás comparar y ajustar para optimizarlas, de aquí viene la importancia de realizar una auditoria de comunicacion. De esto te voy a hablar hoy.


Llegados a este punto te confesaré que marketing y comunicación son dos conceptos cada vez más unidos, tanto que para mí han llegado a ser uno desde hace años. Y lo he podido comprobar con las muchas marcas con las que he trabajado y con los proyectos propios que he lanzado. El marketing es “ventas” y la comunicación es “marca”. Al final el objetivo es vender y generar marca. Por eso para mí están tan unidos.

La comunicación puede ir en muchas direcciones. Una de ella es la de los medios de comunicación. Tener presencia en los medios de comunicación te expone a tu público, te ad notoriedad, publicidad, visibilidad, credibilidad, y muchos más valores que ya hablamos en este otro post. Además de ser gratis, más objetivo, con un valor de retorno muy amplio y redistribuible.

Por otro lado no menos importante está la comunicación con tus clientes o potenciales clientes. ¿Cómo trabajas esta comunicación? ¿Eres intrusivo o les aportas valor para atraerles y seducirles con propuestas seductoras?

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Muchas marcas cometen el error de confundir comunicación con el cliente con campañas de emailing masivos. Con ofertas unidireccionales. Con Newsletters impersonales. Son algunos de los errores comunes de las empresas. Olvidan escuchar a los potenciales clientes. Conocer sus necesidades y ofrecerles respuestas y soluciones.

Por esto es tan importante saber si estás comunicando bien con tus clientes. Para ello hacer una auditoría de comunicación puede ser un punto de partido para elaborar un plan de comunicación y de marketing. Un plan para vender más.

5 razones para hacer una auditoría de comunicación

1.- Para vender más: Sabiendo y conociendo el estado de la comunicación de tu empresa tendrás acceso a información que de otro modo te pasa desapercibida de cara a las ventas. Cómo comunicas, como te diriges a tu público, qué dicen de ti, por qué canales vendes o captas clientes, qué gusta más de tu negocio etc. Mejorando todos los puntos o centrándote en los que te hacen vender más conseguirás explotar tu negocio. El objetivo de toda acción de marketing y comunicación es vender, no lo olvides.

2.- Para detectar carencias en tu negocio: El día a día de tu negocio hace que pasen desapercibido los detalles. En muchas ocasiones se automatizan tareas como las redes sociales, el envío de comunicados, las campañas de marketing y esto hace que se pierda la perspectiva. Parándote a conocer todos estos puntos podrás ver los que de verdad convierten para darles más importancia y ver si algo de lo que haces es una pérdida de tiempo y merece la pena volcarse en otra cosa.

3.- Para fortalecer tus debilidades: Las debilidades de tu marca sirven para perfeccionarte o para descartarlas. No siempre se debe atender todos los puntos. Quizá te genere más beneficio uno que otro. Si es así puedes detectar tu debilidad y con una auditoría decidir si te compensa fortalecerla o centrarte en otra fortaleza que te genera más ingresos. Por ejemplo, para que no quede duda, si vendes productos o servicios y entre ellos hay uno que no se le está dando tanta difusión pero sin embargo esforzarte en mejorarlo no te va a generar más beneficio que otro que con menos te facturar más… quizá la decisión pase por reforzar el que genera más beneficio.

4.- Para saber qué puntos funcionan mejor y reforzarlos: Por otro lado toda auditoría se hace para conocer el estado de una cuestión. Medir y analizar la situación para tomar decisiones en base a los resultados. Si antes mencionábamos que quizá reforzar una debilidad no puede ser sinónimo de facturar más, en este punto conocer lo que de verdad está funcionando sirve para hacer hincapié en ese punto. Ya sea producto o servicio.

5.- Para conocer mejor a tus potenciales clientes: Por otro lado un punto muy importante que reporta una auditoría de comunicación es el de conocer mejor a tus clientes y potenciales clientes. Analizar lo que buscan, lo que leen, lo que les genera interés y por lo tanto tráfico y contactos. Analizando estos aspectos  lograrás definir mejor a tu público, tu perfil de cliente y así crear una estrategia más definida y enfocada a ese target. Es vital para tu negocio hoy en día tener segmentados a tus potenciales clientes. Así haras llegar cada mensaje a la persona adecuada. Lo mismo ocurre tanto en los medios como en tus comunicaciones directas: email marketing, newsletter, contenidos, redes sociales, etc.

Crea tu auditoría de comunicación en 7 pasos

 

1.- Define los objetivos

¿Por qué haces la auditoría de comunicación? ¿El objetivo es detectar qué comunicados tienen más éxitos? ¿Qué apariciones en prensa han generado más consultas? ¿Qué campañas por meses han traído más facturación? ¿Qué contenidos han atraído más visitas a la web?

Define el objetivo de la auditoría porque así podrás centrarte en buscar las cifras y los análisis más precisos. Si tu objetivo son por ejemplo qué apariciones generan más ventas podrás recabar la información acerca de este tema. O por ejemplo lo que ha supuesto un reportaje en televisión, o qué ventas se han incrementado después de una acción en redes sociales…

2.- Define tu contexto

Este punto sitúa la empresa en el momento que quieres auditar. Es decir ¿Cómo está la empresa? ¿Qué factores o situaciones han podido influir? Si vas a analizar el retorno de una acción de comunicación valor si ha habido un puente de por medio o unas fechas concretas que han podido influir, o una rebaja especial, o un día concreto.

El contexto es lo que ubica la acción, los resultados, los datos y las ventas en un momento indicado, un periodo, con todo el detalle de la situación. Ayuda a precisar y concretar los resultados.

3.- Define público

El futuro de las ventas, del marketing y del crecimiento de cualquier empresa sea multinacional o PYME pasa por la hiper segmentación del público.

Créeme cuando te digo que tu potencial cliente quiere que le trates de manera especial. Quiere que le hables de tú a tú. Quiere que conozcas sus necesidades y odia que le mandes información o publicidad sin venir a cuento. Por ejemplo si un potencial cliente quiere información sobre caída de pelo en tu centro de estética, no soportará que le envíes una promoción de botox. Aunque lo trabajes. Quiere sentir que sabes cómo tratarle. De ahí la hipersegmentación de públicos.

O en los medios si un periodista escribe de belleza no le envíes temas de empresa. Analiza cómo estás llevando a cabo la comunicación para cada cliente o periodista. Por ejemplo volviendo al tema del seguimiento de una acción de comunicación y su resultado en medios y ventas. ¿Ha ido todo lo bien que cabía esperar? ¿A qué medios ha llegado?¿por qué no ha llegado a un perfil concreto de periodista?¿Han tratado la información como era necesario?

Quizá si no ha tenido éxito en los resultados de ventas aun habiendo conseguido muchos impactos es porque tu público no lee ni consulta esos medios de información. ¿estás dirigiéndote a los medios adecuados?

4.- Enumera los mensajes utilizados y los canales

En el mismo Excel en el que estás recopilando toda esta información crea una columna para apuntar los mensajes que estás lanzando tanto a los medios como a tus clientes.

¿Cuántas notas de prensa has enviado? Cada nota cuantas apariciones ha conseguido. Cuántas veces has salido en los medios de comunicación. Cómo escribir la nota de prensa. Cómo has enviado la nota de prensa. Has hecho alguna llamada de seguimiento? Has propuesto algún reportaje? Has dado apoyo a la noticia con recursos?

Describe en qué ha consistido tu esfuerzo y el retorno que ha tenido.  Si has creado algún evento de apoyo, si has movido el contenido en redes sociales, si has invertido en publicidad en Facebook. Si has creado propuestas de valor…

Es muy importante una vez consigues visibilidad en los medios de comunicación saber mover esa visibilidad en todos tus canales como ya hablamos en este post. ¿Lo has hecho?

5.- Contrasta con tu público

Uno de los más valiosos recursos que puedes obtener de tus clientes es su opinión. Conocer lo que un cliente piensa de ti es fundamental. Tener confianza para poder pasarles un cuestionario de calidad en el que sin tapujos te digan los puntos fuertes y flojos. Lo que más les gusta y lo que mejorarían.

La opinión del cliente es el mejor arma de comunicación que puedes tener. Las empresas no son conscientes de lo importante que es. La mayoría de las ocasiones se tiene un concepto de buzón de sugerencias arcaico y al que no se le hace caso. En un mundo digitalizado, veloz, y altamente competitivo, conocer la opinión de los clientes puede llevarte a convertir en el líder de tu mercado. Tienes grandes ejemplos de éxito a tu alcance.

6.- Analiza los datos

Con toda esta información en un Excel podrás hacerte una idea de lo que ibas buscando. Una completa auditoría de los puntos en los que fijarte para valorar  qué hacer.

Deberás sacar conclusiones. Es más sencillo de lo que crees. Tienes la información en el Excel. Lo que ha ido bien y mal. Las notas enviadas. Los impactos obtenidos. Los mensajes enviados. Los canales y herramientas. Compara, contrasta y con eso tendrás datos objetivos que te permitirán ver lo que ha funcionado mejor o peor.

7.- Toma decisiones

Con los datos obtenidos en el punto anterior es el momento de tomar decisiones y apostar por cambiar, mejorar o definir estrategias.

Las auditorías se hacen para ver lo que se hace y mejorar o ajustar algún punto. ¿Qué aparición en prensa ha cosechado más visitas? ¿Qué medio ha reportado más clientes? Refuerza los mensajes que mejor funcionan en prensa.

Si además has compartido en tus redes sociales las apariciones y eso te ha generado más visitas prueba a reforzar este punto.

Por otro lado ¿cómo es la relación directa con tus potenciales clientes? ¿Qué emails tienen más feedback? Qué prefieren recibir tus potenciales clientes o cómo reaccionan mejor?


La auditoría es el paso previo a definir un plan de comunicación y marketing  más preciso. Gracias a estas respuestas, a este análisis de la situación podrás optar por la mejor estrategia y lograr objetivos. Ten siempre en cuenta que cualquier acción que hagas debes poder medirla.

Indistintamente del tamaño de tu negocio necesitas poder medir las acciones de comunicación tanto en prensa como con tus clientes o potenciales clientes. Las acciones de marketing y todo lo que realizas con el objetivo de vender. Por lo tanto debes conocer cómo está tu negocio ahora mismo para tomarlo como punto de partida y así ir midiendo cada movimiento y esfuerzo que hagas tanto en comunicación como en marketing. Son herramientas que te harán ganar más.  No debes escatimar.

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Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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