Una convocatoria de prensa es una invitación para todos los medios de comunicación a conocer un nuevo producto o servicio o para presentar un hecho noticioso como puede ser un informe, estudia, eBook, etc. En definitiva, hacer una convocatoria es llamar a los periodistas para que acudan a conocer algo importante que tienes que presentarles.
Los periodistas son profesionales de la información, por ello sólo aceptarán acudir y cubrir tu convocatoria de prensa si lo que les invitas a conocer es realmente interesante. Ten esto muy presente ya que en ocasiones me encuentro con empresa que creen que lo que quieren presentar es interesante para los medios, pero sólo se queda en lo puramente comercial.
Necesitarás mi guía para escribir notas de prensa perfectas
Cómo escribir un email a los periodistas para que te hagan caso
Te lo digo antes de empezar porque no hay nada más complicado que captar la atención de un periodista para que te dedique un par de horas de su mañana. Si quieres evitar el síndrome de la sala vacía debes estar seguro de que tienes algo jugoso para todos los medios. De lo contrario corres el riesgo de quedarte sólo.
Dependiendo de la ciudad en la que quieras invitar a los periodistas debes conocer sus disponibilidades. En Madrid o Barcelona por ejemplo cada día se hacen decenas de convocatorias de prensa y es complicado conseguir que un medio general acepte tu invitación si no se ajusta a sus necesidades. Pero esto lo vamos a ver más adelante.
Una convocatoria de prensa es un evento donde los medios de comunicación se convocan para cubrir un evento de interés periodístico.
El documento de la convocatoria de prensa no es una nota de prensa. No debes dar toda la información en esta invitación o de lo contrario para qué van a ir los periodistas.
Cuándo hacer una conferencia de prensa
Tal y como te comentaba unas líneas más arriba, hay muchas maneras de lograr salir en los medios. Una convocatoria de prensa es una muy eficaz sólo y sólo si reúnes una de estas tres requisitos:
- Tienes sin lugar a dudas una gran noticia que dar
Las convocatorias de prensa requieren de cierta organización. No es un evento fácil de organizar porque requiere de mucho trabajo, de una preparación tanto documental como de logística como de información. Es por este motivo que sólo si tienes una gran noticia que ofrecer a los periodistas debes embarcarte en esta gran tarea. ¿Lo que les vas a presentar a los periodistas tiene alcance para la gran audiencia? ¿Es una noticia de actualidad y aporta valor a la misma? Si es así, adelante.
- Tu noticia es novedosa
Ningún periodista asistirá a una convocatoria de prensa de una noticia ya quemada, que ya se conoce y no es actual. Esto es muy importante, no trates de hacer una convocatoria de prensa de una noticia pasada, de un producto que ya salió hace unos meses o de un servicio antiguo. Las convocatorias de prensa deben ofrecer al periodista algo novedoso. Debes tener algo nuevo que compartir para poder llamar la atención de los medios.
- Vas a presentar algo actual o de actualidad
Un buen momento para hacer una convocatoria de prensa es cuando son muchos los periodistas que van a preguntar por una noticia concreta. Cuando quieres dar a conocer ante muchos medios interesados una misma noticia. Esto es muy básico: si nadie pregunta entonces es que nadie quiere saber, ¿no crees?
La logística de una Convocatoria de Prensa
Organizar una convocatoria de prensa es un trabajo laborioso porque hay que tener en cuenta muchos aspectos que se desarrollaran durante el propio evento. Además no sólo se trata del propio evento sino de el pre evento (llamando a los periodistas, confirmando asistencia, haciendo un buen seguimiento), el evento (recepción, mensajes, dossier de prensa, preguntas y respuestas, entrevistas, etc con todo lo que conlleva) y el post evento (con el seguimiento de apariciones, entrevistas, reportajes o el clipping).
Vayamos por partes con todo lo que la logística de una convocatoria de prensa te puede exigir:
1.- Sincronización
Con la irrupción de los medios digitales ha cambiado mucho el significado de la inmediatez en prensa. Si antes había que esperar como mínimo al programa de radio de turno, al informativo de televisión del medio día o a la publicación en el periódico de papel del día siguiente o la revista semanal/mensual, ahora cuando organizas una convocatoria de prensa los periodistas están publicando en tiempo real o como mucho en una hora. Por este motivo es muy necesario disponerle de toda la información, documentación, dossieres de prensa y material gráfico o de video que puedan necesitar para el mismo momento.
Es por este motivo que yo siempre recomiendo organizar la convocatoria de prensa a media mañana y a ser posible a mitad de semana. Así tienes más posibilidades de garantizarte mayor repercusión. Pero claro, ten en cuenta que todos estaremos pensando en el mismo momento. Lo digo por otras convocatorias que te puedan hacer sombra a la hora invitar a los mismos periodistas.
2.- El Lugar de celebración
No es necesario pensar siempre en un recinto ferial o un gran emplazamiento para organizar una buena convocatoria de prensa. Obviamente si se trata de un evento, feria o similar será lo propio, pero puedes utilizar una sala de reuniones o un local de un hotel para ello.
Sea donde sea, deberías contar con una mesa en un punto más elevado para ver y que te vean todos los medios y por supuesto mucho espacio para ellos. Sillas para los redactores y una zona de fondo y laterales para los reporteros gráficos y la televisión si la presentación puede llamar la atención de las cámaras de televisión.
Es importante este aspecto porque de lo contrario los reporteros gráficos se buscarán la vida para encontrar el sitio que mejor les venga para desarrollar su trabajo y si no piensas en ellos se puede volver un quebradero de cabeza llegado el momento. Yo siempre aconsejo preparar una pequeña tarima detrás de las sillas para que las cámaras tengan un buen ángulo para grabar y espacio entre la mesa o tarima de presentación y las primeras sillas, para que los fotógrafos tengan suficiente espacio para pasar sin molestar a nadie.
Sea el lugar que elijas, procura que tenga buenos accesos y medios para que los periodistas puedan llegar fácilmente y pronto. Que esté bien comunicado por coche, transporte público o andando etc. Y por supuesto que la ubicación esté bien equipada para ellos.
3.- Equipo
A la hora de organizar un evento con medios ya sea un pequeño encuentro o una multitudinaria rueda de prensa de presentación necesitarás contar con un equipo mínimo para poder desarrollar la presentación en condiciones.
Por ejemplo, un equipo de sonido con micrófonos y altavoces que bien puedes alquilar o en el lugar donde hagas la convocatoria te deberían ofrecer. La inversión en micrófonos es recomendable ya que sería una lástima que los periodistas no puedan escracharte bien. No sería la primera vez que veo que ocurre en alguna convocatoria cuando iba de periodista y genera mucho rechazo y además hace que no lleguen los mensajes adecuados. En logística casi es lo más importante de la convocatoria. Comprueba muchas veces el audio.
También necesitarás un proyector o una pantalla donde proyectar tu presentación y los videos ilustrativos. También ayuda a la comprensión del mensaje y es altamente recomendable.
Es muy recomendable contar con otros aspectos como la señal de móvil y un acceso a una conexión wifi. Aunque hoy en día se suele tener acceso a Internet a través del propio móvil es un detalle que hay que cuidar. Recuerda siempre facilitar todo a los periodistas. Gracias a la conexión a Internet podrán acceder a la documentación, enviar sus textos o imágenes, compartir en redes sociales etc. En la era de la comunicación digital es fundamental tener acceso a Internet. Además de esta podrá ser una forma de ofrecer toda la información en una nube para que se puedan descargar los periodistas.
4.- Press Kit
Tendrás que ofrecer a todos los medios un completo Kit de Prensa. Una carpeta con toda la información tanto de la empresa, del portavoz, del acto, la nota de prensa, y toda la información tanto de la marca como del evento. Ten en cuenta que esta información es la que utilizarán los periodistas para terminar de cubrir la noticia de la propia convocatoria.
Es aconsejable incluir citas de los portavoces, información de altos directivos, de los dueños, material gráfico y todo tipo de detalles que quieras que los periodistas utilicen en su publicación.
También deberás incluir una web donde poder descargarse esa y más información.
5.- Portavoces
¿Quién va a hablar? Por supuesto debe ser un responsable de la empresa. Debes saber que a los periodistas les gusta hablar y entrevistar a los máximos responsables. Digamos que tienen una jerarquía y cuanto más alta mejor.
La formación de portavoces es una especialidad dentro de las agencias de comunicación ya que consiste en aprender a trasladar los mensajes de manera clara y precisa para que puedan ser publicados. Se debe elegir a un portavoz con autoridad, capaz de transmitir seguridad y credibilidad desde la empresa. Con capacidad de aportar declaraciones oficiales por parte de la empresa y de responder a las preguntas de los periodistas.
Además de la convocatoria de prensa habrá que destinar unos minutos posteriores a ofrecer y atender entrevistas. Los periodistas pueden llegar tarde y es bueno ofrecer unos minutos a solas con el portavoz de la empresa para tocar temas más precisos.
6.- Pantallas
Como te he comentado antes, junto a los micrófonos quizá sea el segundo elemento más importante. Uno de los detalles que siempre recomiendo es el de colocar siempre detrás de los portavoces el logo de la empresa. Así, cualquier fotografía que tomen durante la presentación o evento mientras habla el portavoz saldrá con la imagen de marca, algo tremendamente valioso a la hora de realizar el clipping. Si fuera posible, incluso, yo siempre recomiendo poner la dirección web también para que se vea.
7.- Presentador
Además de definir quién será el portavoz, deberías considerar incluir también un presentador del acto. A veces nos encargamos los propios responsables de prensa y otras veces incluso se puede contratar a un presentador profesional o periodista.
8.- Invitaciones
La convocatoria de prensa no es una nota de prensa. Eso lo debes tener más que clarísimo. Cuando envíes la convocatoria a los medios ni se te ocurra enviarles toda la información del evento porque de ser así perderás el gancho para captar el interés del periodista.
Las invitaciones de los periodistas pueden hacer bien con una convocatoria en formato de email o puedes ser mucho más creativo. Hay ejemplos para todos los gustos, colores y creatividades. Cuanto más creativo más llamarás la atención de los medios. Por ejemplo, hace unos meses hice una convocatoria en la que las invitaciones eran unos cofres con la temática del evento y de lo que se presentaba, otras veces he enviado un cóctel para una presentación de un licor… etc… Da mucho juego y es divertido. Sé creativo o si no hay suficientes recursos envía un email en formato Convocatoria de Prensa.
En cualquier caso, más allá del formato, no olvides de cribar y segmentar a los medios para invitarles a la convocatoria. La prensa local es muy importante.
En este post ya hablamos de la importancia de la prensa local.
Si quieres invitar a la televisión deberás pensar en los recursos que van a necesitar porque a no ser que las declaraciones sean de suficiente peso o realizadas por una celebritie, será complicado que venga la prensa sin los recursos adecuados.
En este post ya te hablé de cómo invitar a la televisión a tu evento
Pasos para hacer una convocatoria de prensa
- Decidir el tema de la convocatoria de prensa.
Parece una obviedad pero en ocasiones me encuentro con empresas que quieren trasmitir varios mensajes que poco o nada tienen que ver entre sí en una convocatoria de prensa “Ya que viene la prensa aprovechamos y les contamos un poco de todo”. ¡ERROR!.
Siempre digo que una cosa es que vaya la prensa a tu evento o convocatoria, y otra muy distinta es que escriban sobre tu noticia. Debes tratar de que los medios vayan y escriban, si no ¿para qué haces una convocatoria de prensa?
Todo lo que hagas con la prensa, ya sea una nota de prensa o un evento debe ser de carácter informativo, creativo y aportar novedad o ser de interés para el público en general.
Entre los temas que más triunfan a la hora de realizar una convocatoria de prensa destacan los nuevos lanzamientos de productos, las grandes aperturas de tiendas, las ferias, las demostraciones de algún tipo de evento, presentaciones de informes, barómetros o similar sobre un tema de máxima actualidad o los anuncios sobre nuevas oportunidades de empleo. Si algo revoluciona tu convocatoria de prensa es el apoyo de una celebritie, personaje famoso, deportista o similar.
Sin embargo, lo que peor suele funcionar son temas relacionados con balances, presentaciones de poco interés sobre temas demasiado corporativos, ventas, etc.
- Elige una fecha, hora y lugar para la convocatoria de prensa.
Qué importante es esto… y qué difícil es también… Porque a no ser que se trata de una gran fecha marcada en todos los calendarios como la presentación del nuevo producto de iPhone o una gran feria, normalmente las marcas o negocios no publican las fechas de sus eventos y como coincidas con la competencia o con otro evento en la misma fecha que pueda eclipsarte tendrás un problema.
Revisa todos los calendarios que puedas, yo por ejemplo incluso hablo con periodistas de confianza para preguntarles si hay algún evento ese día (no siempre funciona porque a veces el evento se convoca poco antes de la fecha y tu debes planificarlo con tiempo).
Siempre digo que se puede planificar una convocatoria con dos semanas de antelación. Obviamente están los aspectos de logística, alquiler de sala, contratación de presentador o de la propia celebritie… esto puede requerir más planificación. Pero lo que respecta al departamento de comunicación y en cuestión de tiempos, 10 o 15 días puede ser suficiente para preparar la documentación, notas de prensa, press kit y hablar con los medios. Ten en cuenta que los periodistas no confirman casi hasta el último momento por lo que invitarle con un mes de antelación no te garantizará nada.
El comunicado de prensa inicial debe indicar el motivo de la convocatoria de prensa e incluir una copia convincente que describe por qué el evento es digno de cobertura de noticias. No cuentes todo lo que se va a encontrar el periodista porque te quedarás sin baza ni contenido. Se trata de captar su interés, su atención. De proponerle temas de cobertura, invitarle a conocer algo que no encontrará de otra manera, a vivir una experiencia.
En este post te expliqué ganchos para hacer un evento mediático. Te servirán.
- Enviar la Convocatoria de Prensa a los periodistas una semana antes del evento.
Como venía diciendo, los periodistas tienen una agenda muy completa y generalmente no cierran sus compromisos hasta el día antes o incluso la propia mañana del día. Todos los comunicados de eventos de medios van a para a una carpeta que se llama “Previsiones” y como tal hasta el último momento no lo asignarán.
Sé que molesta a los periodistas, pero es parte de nuestro trabajo como responsable de comunicación hacer un seguimiento para asegurarnos que han recibido la convocatoria y que se lo están planteando. Por lo tanto, hay que hacer un seguimiento telefónico uno por uno. Esto reconozco que es lo más laborioso ya que hay que llamar periodista por periodista para confirmar que han recibido la invitación
- Organiza entrevistas después de la presentación
Una de las cosas que personalmente me identifican es el hecho de tratar, como responsable de comunicación, de facilitar al máximo el trabajo y las posibilidades de los periodistas. Es decir, es habitual escuchar a los periodistas quejas sobre los responsables de comunicación que no dejan hacer su trabajo limitando el tiempo, los accesos a los portavoces etc. Bueno lo del tiempo es lógico, pero yo siempre te recomendaré que trates de tener detalles con los periodistas facilitando al máximo sus posibilidades de entrevistar a los portavoces.
Así siempre trato de organizar a parte de la propia convocatoria de prensa, unas entrevistas más o menos breves entre el periodista y el portavoz de la empresa. Un momento de tranquilidad y soledad donde no haya otros compañeros de los medios que puedan sacar un titular que se ha trabajado otro periodista. Facilitar el acceso y hablar con esa persona de la empresa que luego resulta tan complicada acceder.
- Acota y revisa la zona de la convocatoria de prensa una hora antes
Acuérdate de delimitar claramente la zona donde se sentarán los portavoces y los periodistas. Utiliza una mesa larga en un punto más elevado para sentar al portavoz, portavoces y presentador. Recuerda poner el logo de la empresa y la web para que salga en las fotos. Revisa que el número de asientos sea el correcto y los micrófonos y pantallas funcionan correctamente.
- Organiza la recepción de los periodistas
En la puerta siempre debe haber alguien de la empresa para recibir a los periodistas, ofrecerles el Press Kit e indicarles donde pueden sentarse. Esto mismo sirve para las acreditaciones. Es muy importante llevar un seguimiento de todos los periodistas que van para luego llamarles y seguir lo que publican.
En esta bienvenida muchos periodistas también aprovecharán para pedirte una entrevista o acceso a algún tipo de información, wifi y otras necesidades. Es importante la bienvenida.
- El inicio con no más de 10 minutos de cortesía
Otro de los detalles que a veces molesta mucho a los periodistas, y con razón, son los retrasos a la hora de comenzar. Hay que entender que en su agenda del día tienen que cubrir más eventos y escribir sus noticias. A mí me molesta mucho que tengan que esperar porque otros compañeros se retrasen, pero aún así entiendo que se puede ofrecer 10 minutos de cortesía. A partir de ahí lo mejor es empezar cuanto antes y conforme lleguen los rezagados ya podrán preguntar después en el turno de preguntas.
Lo lógico es que haya una breve presentación a cargo del presentador o responsable de prensa que introduzca a los directivos de la empresa. Dar la bienvenida a los asistentes e introducir al portavoz.
- El final de la presentación
Cuando el portavoz de la empresa haya terminado su presentación será el presentador quine nuevamente recoja el turno para dar paso a las preguntas de los periodistas y así moderar el debate.
- Seguimiento y agradecimientos por email
Hay que quedar siempre bien con los periodistas por su trabajo. Es aconsejable enviar un email de agradecimiento a todos aquellos que hayan dedicado su tiempo al evento. Puedes aprovechar este email para incluir algo más de información, un enlace a la sala de prensa con las imágenes en alta resolución, un dossier de prensa, un resumen de todo lo que se ha hablado en la convocatoria etc.
Este follow up también te servirá para trabajar tu relación para el futuro con ellos.
10 Consejos extra para tu convocatoria de prensa
- Identifica los adjetivos que quieres recalcar sobre tu negocio. Debes tener muy claro en todo momento y hacer énfasis en estas palabras que describirán tu empresa y le dirá al periodista como debe pensar sobre ella. “innovador”, “potente” etc.
- Hay que definir desde mucho antes del evento el mensaje clave que quieres comunicar. Una frase muy clara que hay que machacar con el contenido del evento. Este mensaje debe ser informativo y debe ser la línea maestra de toda la estrategia. Todo lo demás saldrá de él.
- Elegir los portavoces principales y el moderador. Una persona capaz de transmitir y comunicar con claridad y eficacia. Con peso para poder dar declaraciones oficiales. El moderador será el encargado de proteger al portavoz ante preguntas que no sepa o no quiera responder. Será el intermediario entre prensa y portavoz.
- Crea tu storytelling, lo que quieres contar. En mi post sobre esta técnica quedó muy claro que la gente se queda mejor con las noticias con storytelling que sin ellas. Esto es así porqie el mensaje va dentro de una historia. Esta historia tiende a empatizar con el oyente y así el mensaje cala mucho más.
En este post puedes leer más acerca del storytelling.
Puedes crear una historia sobre cómo ha cambiado la vida de una persona, sobre puedes hacerlo personal y hablar a los periodistas cómo te afecta a ti la noticia, etc. Utiliza los recursos de la narración para envolver a los periodistas en la noticia.
- Prepara con una lista de preguntas clave que pueden hacer los periodistas.
- Prepara respuestas dirigidas o encaminadas a reforzar la imagen de marca. Es decir, prepara posibles salidas que pasen antes por mensajes de refuerzo de marca. Una vez que tienes las preguntas y las respuestas concretas donde quieres aprovechar para hablar e introducir un tema más sobre la marca, espera a que te realicen la pregunta.
- Si cuentas con varios portavoces define antes quien responderá a qué temas para evitar pisaros durante la presentación. Será el moderador quien de el turno de respuesta a cada cual.
- Si se trata de las primeras presentaciones siempre puedes organizar un simulacro de presentación y así prepararlo. Algunas veces he utilizado cámaras para grabar el simulacro y así luego verlo con los portavoces y detectar los puntos a reforzar y preparar en especial.
- Elegir la hora y el lugar adecuados. Las convocatorias de prensa suelen realizarse entre las 9 y las 12 de la mañana. Entre el miércoles y el jueves. Esto es así porque se supone que son las mejores horas para los periodistas y el mejor día para que cuadre tanto en organización como en logística. Además de asegurarte el mejor impacto. Una buena localización facilitará el acceso a los periodistas que como ya he dicho mucho, tienen la agenda hasta arriba. Si lo haces en un lugar recóndito no podrán acudir a no ser que les lleves o les hayas organizado un evento muy especial.
- Tanto la recepción como el seguimiento posterior del evento son claves para saber lo que el periodista necesita y para aprovechar a darle la información que pueda requerir. Así podrás organizar y exprimir la presencia de cada periodista favoreciendo entrevistas, enviando fotos, y datos o presentaciones para completar la información. Ofrece imágenes en alta resolución, videos, presentaciones, infografías. Todo el material complementario será bien recibido por el periodistas y te permitirá cosechar un mejor clipping con buenas apariciones.