Cómo invitar periodistas a un evento ⋆ Prensa y comunicación

Cómo invitar periodistas a un evento

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Si estás organizando o piensas organizar un evento institucional ya sea para presentar una noticia sobre tu marca o ya sea porque estás organizando una feria o exposición, uno de tus quebraderos de cabeza que tendrás será cómo conseguir que el tu público objetivo se entere de este evento. Invitar periodistas a un evento es el altavoz perfecto para conseguir difusión sobre tu evento. Es muy importante que cuentes con los periodistas para que puedan hablar de él y darlo a conocer. De hecho hay empresas y marcas que realizan eventos sólo para periodistas precisamente con este fin. ¿Por qué? Por branding, notoriedad, difusión, repercusión… el evento es una de las mejores fórmulas para darte a conocer.


¿A pesar de lo que te acabo de contar no acabas de comprender por qué deberías hacer una convocatoria de prensa para tu evento? Te invito a conocer mi agencia de comunicación para descubrir cómo puedo ayudarte.

Pues en este post te dejo algunas razones más para invitar a los periodistas a tu evento.

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30 consejos que nadie te contará a la hora de escribir una nota de prensa

Repercusión mediática. Ya hemos hablado en muchas ocasiones que si no sales en los medios no existes. Realizar un evento es una oportunidad y un escaparate para que un periodista hable de ti.

Será importante que aprendas a escribir un email correctamente a un periodista, puedes leerlo aquí

Para que se hable de tu marca aún después de tu evento. Pongamos que has presentado un producto, si invitas a los periodistas harán reseñas después del evento. Si por otro lado has organizado una feria de 3 días de duración por ejemplo, conseguirás que se hable después del evento. Los medios son una buena formad de recordar tu marca. Incluso para los medios que no van pero escriben sobre ello.

como hacer un evento mediático

Para que se hable de tu marca (no sólo del evento). Está claro que el tema principal que tocará el periodista cuando escriba sobre el evento será eso: sobre el evento. Sin embargo le será imposible contextualizar la información y para ello deberá hablar sí o sí de tu marca, de tu nombre. Es decir lograrás reputación y publicidad de marca, visibilidad de marca: notoriedad. Esto sucede ya sea una feria o una presentación de producto, inauguración de centro, tienda o establecimiento.

Recuerda que todo lo que sea de carácter informativo a través de una nota de prensa de un evento o de una gestión con un periodista será informativo, no publicitario. Este matiz es importante, primero porque no te costará lo que cuesta un anuncio de publicidad y segundo porque al ser informativo le otorga más confianza y veracidad a la noticia. Un evento difundido por un periodista goza de más notoriedad y valor que un anuncio de publicidad. Esto es precisamente por el Storytelling que ya hemos hablado en alguna ocasión en el blog. Contar una historia hace que esta se recuerde.

Puedes leer el post sobre Storytelling aquí.

Invitar a los periodistas a tu evento es ideal para difundir y dar visibilidad a tu evento. Lograrás que su audiencia (online, televisiva, lectora u oyente) se entere de tu evento, ya sea show, espectáculo, exposición, feria etc.

Base de datos periodistas

Las 3 fases de la convocatoria de prensa de un evento

A la hora de invitar a los periodistas a un evento debes diferenciar tres fases principales. Teniendo en cuenta esto podrás organizarte mejor para crear un cronograma:

1# Pre – Evento

Aunque los periodistas no pueden confirmarte siempre la asistencia hasta poco antes del evento es recomendable que planifiques la gestión de la relación con los periodistas de cara al evento.

Prepara con antelación una base de datos segmentada de periodistas realmente cualificados e interesados en el tipo de evento que estás organizando. Si organizarás más eventos en adelante, estos periodistas serán unos grandes aliados en la difusión, publicidad e información de tu evento. Pueden convertirse en el mejor imán de atracción de visitantes (si organizas una feria o exposición) o incluso de ventas (si presentas un producto o servicio).

Para crear esta base de datos será imprescindible un trabajo de backoffice previo y tedioso. Deberás ponerte en contacto uno por uno con cada periodista, enviarles información y posteriormente hacer un seguimiento. Yo siempre digo que no puedo obligar a un periodista a asistir a un evento, pero al menos puedo quedarme tranquilo sabiendo que conoce el evento y la convocatoria. Que está informado del mismo y si no va es porque realmente no puede, no porque no se haya enterado.

2# Durante el evento

Organiza la gestión de los medios y de los periodistas mediante acreditaciones específicas de prensa. Determina una zona de entrada para periodistas, para ofrecerles a acreditación, registrar sus datos (nombre, medio, datos de contacto etc). En mis convocatorias de prensa siempre pido una pre acreditación vía email o telefónica, es una manera de preveer el número de asistentes y organizar su información personalizada. Ni mucho menos todos los periodistas lo hacen.

También es muy importante que haya una persona en la entrada del evento a la espera de la recepción de periodistas en cualquier momento. No todos llegan a su hora y es importante que cuando entren en el evento haya alguien que les pueda guiar y recibir.

Crea un espacio destinado a ellos donde puedan trabajar, realizar entrevistas con las personas interesadas: ponentes, portavoz de la marca organizadora del evento, presentación de producto, demo etc. Los periodistas siempre agradecerán encontrar un lugar de trabajo, con comida, bebida donde poder cubrir el evento, recibir entrevistados etc.

3# Post – Evento

Realizar un seguimiento de las menciones y publicaciones de los periodistas después del evento es una parte fundamental del trabajo. Sólo así sabrás lo que se ha publicado y hablado para elaborar un clipping de apariciones.

Enviar la nota de prensa de recopilatorio final sobre la información relacionada con el evento para facilitar el trabajo de los periodistas.

Agradecer a los periodistas su asistencia al evento, que hablarán de él y lo cubrieran. Recuerda quedar bien con ellos y mostrarte agradecido para que la próxima vez tengan un buen recuerdo de ti, de tu trabajo, del evento y de tu marca. Los agradecimientos deben ser personalizados para lograr un buen engagement con el periodista.

Los tiempos para invitar a los periodistas a tu evento

No olvides que los toques personales son los que pueden diferenciarte de otros miles de eventos o incluso de dotar tu relación con los periodistas de un modo diferente, más cercando y con más empatía.

No pienses que con sólo enviar una nota de prensa de evento será suficiente. Debes realizar un seguimiento como ya hemos comentado.

Te recomiendo que leas este otro post donde hablaba de los típicos errores que se cometen cuando se realiza una convocatoria de prensa.

 

Las convocatorias de prensa se deben trabajar mucho, muchísimo. De hecho es una locura porque debes ponerte en contacto con todos los periodistas y medios posibles para garantizar el éxito de la asistencia de tu evento.

Es por este motivo que debes conocer bien los tiempos de los medios. No es lo mismo una agencia que un diario o que una radio o que una televisión, a la hora de invitar al periodista a un evento.

Los medios reciben cientos de propuestas cada semana y por ello es imprescindible que tu evento tenga una buena historia y noticia que contar.

Los tiempos a la hora de gestionar la relación con los periodistas para un evento dependerá del sector y tipo de medio:

  • Televisión: 1 o 2 días antes. La previsión de noticias se hace la noche anterior a la emisión y la misma mañana del evento es cuando se elige si se va o no. Por este motivo también deberías llamar el mismo día del evento.
  • Medios nacionales. 2 o 3 días antes dependiendo de la relevancia de la noticia.
  • Agencias de noticias: 1 o 2 días antes y el propio día del evento.
  • Suplemento: 2 o 3 días antes del evento.
  • Moda y revistas mensuales: 3 o 4 semanas antes del evento ya que son medios que se planifican los contenidos con mucha antelación.

10 consejos rápidos para lograr máxima repercusión de tu evento con periodistas

1.- Hasta los eventos sectoriales deben tener su percha informal

Ya lo hemos hablado en otros post, por muy técnico o sectorial que sea el evento trata de buscar una percha informativa adaptada a la prensa general. Y voy más allá, cada evento deberías pensar en diferentes perchas informativas preparadas y adaptadas para todo tipo de prensa: general, económica, sociedad, etc.. Sólo necesitas creatividad y planificación. Procura sacar de tu evento lo que pueda utilizar cada medio que vaya adaptado a sus necesidades. De lo contrario no irán. O sólo irán medios muy especializados dejando tu audiencia muy limitada. ¿O crees que un público técnico no lee la prensa general u otro tipo de medios masivos o televisión por ejemplo?

2.- Elección del horario

Es fundamental y te diría que hasta determinante la elección del horario de un evento. Los periodistas suelen ir en el primer tramo de las mañanas y siempre sugiero a ser posible que sea un miércoles o jueves. Pero como siempre digo no deberían existir leyes inmutables. Puedes hacerlo un martes o una tarde si no te queda más remedio. De hecho a veces puede ser hasta más propio hacerlo una tarde. Por ejemplo una exposición estilo afterwork. Ponte en la piel de los periodistas y trata de ajustarte a sus necesidades y situaciones. Comprende sus horarios de cierre de redacción. Si lo pones a las 17h por ejemplo es muy probable que la prensa nacional esté en pleno cierre. También suele ser una locura para la prensa sectorial mensual los días entre 15 y 20 que también están de cierres mensuales…

3.-Nombre del evento o Storytelling

Un evento debe tener un nombre con el que poder identificarlo. Procura ser creativo y atractivo. Sugiere la información y la historia que tratarás de cubrir y presentar en el evento y asócialo a un Storytelling que evoque, provoque y cree expectación al periodista.

4.- Los medios sociales

Cada vez son más importantes y tienen mayor difusión los canales sociales, tanto de los propios medios de comunicación como de los periodistas o influencers. Utiliza tácticas de marketing online como los hashtags, las etiquetas, las retransmisiones por streaming etc. Contar con un Comunity Manager debería ser obligatorio en todos los eventos: subir fotos, compartir declaraciones, titulares, hacer viral el evento, crear tendencias o llegar a ser Trending Topic a través de otras técnicas pueden multiplicar tu efecto difusor del evento y por lo tanto la visibilidad.

5.- Recursos adaptados a cada medios

Cada medio requiere de un material concreto y específico. Ya lo hemos comentado varias veces: las televisiones necesitan grabar recurso, la prensa económica cifras e informes, las radios necesitan entrevistas y declaraciones… Planifica y prepara estos recursos para que los periodistas que vayan al evento puedan contar con ello y les hagas la vida más fácil. Te lo agradecerán y lo recordarán para futuros eventos.

6.- Explica a los periodistas el guion del evento

Te ahorrarás disgustos, explicaciones a los periodistas y molestias por no cumplir horarios.

7.- Mensajes

Define claramente los mensajes que quieres dejar claros en tu evento a los periodistas. Define tus objetivos y traza los puntos clave para que no pasen desapercibidos después del evento.

8.- Lista de medios

Elabora una lista de medios invitados, líderes de opinión, influencers, twitteros, etc. Ten a mano siempre la prensa invitada y su capacidad difusora. Así podrás tratar con cada uno y facilitar la información adecuada. Conocer sus necesidades, el medio o programa para el que trabajan, proponerle temas específicos, obsequios concretos, en definitiva todo tipo de detalles que harán que se sientan especiales y bien tratados.

9.- Sé creativo en la invitación

Una de las cosas que más valora el periodista a la hora de ser invitado es la forma en la que reciben la convocatoria de prensa, la invitación. Esto es todo un arte y el único límite es el que marque tu invitación. Imagínate un caso en los que la invitación ha llegado en una tablet repleta de información sobre el evento, fotografías, documentación, videos, contenidos etc. Tendrás la difusión garantizada, ¿no crees?

10.- Prepara a los portavoces

Designa un portavoz concreto del evento que esté bien preparado sobre la información que debe dar acerca del evento. Asegúrate que los mensajes claves quedan bien definidos:  de qué trata el evento, qué personalidades hay, que profesionales han ido al evento, que temas claves se tratarán… etc. Ten a mano un acceso ya sea online o en soporte físico toda la documentación, imágenes etc que pueda necesitar cada periodista. Habla con los potenciales entrevistados para que estén preparados y no hagan esperar demasiado a los periodistas.

como hacer un evento mediático

Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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