Cómo preparar una convocatoria de prensa (si no eres Donald Trump) ⋆ Prensa y comunicación

Cómo preparar una convocatoria de prensa (si no eres Donald Trump)


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El recién nombrado Presidente de los Estados Unidos, Donald Trump ya ha dado sus primeras convocatorias y entrevistas de prensa en el poco tiempo que lleva en el cargo. Generalmente las opiniones y discusiones acerca del éxito o no de una rueda de prensa varía según el periodista o el medio, pero en este caso concreto la mayoría de los expertos en comunicación coinciden en que ninguna salió bien. Es imprescindible saber tratar a los medios, organizar y preparar una convocatoria de prensa para que no sea un auténtico desastre (a no ser que seas Donald Trump).


En general, el equipo de Trump parece seguir atrapado en el modo campaña, donde todo vale, se muestra un perfil de comunicación atrevido, agresivo e impactante. Así, las recientes entrevistas con los medios, el nuevo Presidente de EEUU las está enfocando como un mini-rally más que una rueda de prensa presidencial. Escenarios insólitos, tensión, acciones propias más de un show con aplausos de los empleados de, accesorios visuales extraños, insultos para algunos de los medios que asisten.

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Por otro lado tampoco está cumpliendo con las pautas que debe seguir un portavoz o entrevistado. Trump en sus respuestas a las preguntas de la prensa ofrece una mezcla de respuestas que se alejan de la pregunta, se va por las ramas, no aporta información, realmente no responde. Están vacías, sin mensaje.

Gestionar una rueda de prensa es un desafío, tanto por posibles preguntas incómodas como por preguntas normales. Hay que estar preparado. Tener un buen guión y agilidad para saber responder sin irse por las ramas. La seguridad con la que se comunica se capta ya sea por el periodista como por los lectores o espectadores. Las entrevistas con los medios se preparan.

5 Consejos para responder una entrevista con los medios

1.- Conocer las reglas básicas

Incluso cuando no nos enfrentamos a preguntas comprometidas, es complejo administrar una convocatoria de periodistas, por la simple razón de que ellos (los medios) son más que tú (el entrevistado). Además ten en cuenta que cada uno quiere una forma y enfoque concreto de la noticias. Si juntas medios generales, con medios locales con medios sectoriales de salud o de hostelería, no querrá el mismo enfoque el de hostelería que el de Ávila.

La importancia de los medios locales es definir un mensaje local como ya hablamos de estos medios en este post.

Para conseguir controlar esta situación aparentemente descompensada en número, hay que organizar y planear cuánto tiempo se le dedicará y cuántas preguntas se concederán a cada periodista o en total. Y estas reglas habrá que comunicarlas a los periodistas antes de empezar la rueda de prensa o presentación de producto.  Siempre aconsejo a las marcas y al entrevistado que conceda detalles a los periodistas, no se trata de ser rígido en las normas. Permitir un poco más de tiempo de lo prometido para transmitir una actitud de apertura siempre aportará valor a la entrevista.

En el caso de Trump, las cientos de preguntas lanzadas al Presidente a la vez o de diferentes temas por parte de los periodistas contribuyeron a la confusión en las ruedas de prensa y desviaron la atención de Trump permitiéndole no responder a ninguna y salirse por la tangente.

2.- Cumplir con un objetivo fijado

Sea cual sea el objetivo de la rueda de prensa o de la convocatoria de medios (presentación de un producto, presentación de un informe etc..) hay que definir cuál es el punto al que se quiere llegar. El mensaje claro que se quiere transmitir y que los medios definitivamente capten para luego publicar o emitir.

En la organización de la convocatoria de medios es vital definir aquellos puntos o mensajes clave que hay que destacar por encima de todo. Si en algún momento la atención de los periodistas se desvía de esos objetivos se puede dar un poco de manga ancha y tratar el tema pero el responsable de prensa deberá saber reconducir la temática a esos puntos clave para continuar con los mensajes. Si es necesario será el propio responsable de prensa quien decidirá que esas preguntas no se pueden responder, al menos en público.

En estos casos concretos las Relaciones Públicas son vitales para conseguir cuidar tanto la convocatoria de prensa como al periodista. Personalmente soy partidario de ofrecer todas las respuestas posibles y todas las facilidades posibles a los periodistas pero siempre sabiendo cuál es el lugar y el momento.

3.- La figura indispensable del responsable de prensa

El responsable de prensa en definitiva es el moderador entre el entrevistado y los periodistas. Quien reparte el juego, mide los tiempos y controla que las preguntas van dirigidas al objetivo de la convocatoria de medios.

Es la persona que puede controlar el número de preguntas o incluso de cortar sutilmente al periodista que es excesivamente persistente sobre un tema que no se quiere tratar tal y como he mencionado anteriormente.

Volviendo al caso Trump que nos ocupa, este papel lo protagonizaba el responsable de prensa de la Casa Blanca Sean Spicer, pero en las últimas apariciones parecía más un papel era de perro de ataque mediático.

4.- Formación de portavoces

El trabajo de portavoz se ensaya. Puedes comenzar atendiendo medios más pequeños, ensayando con tu equipo de comunicación, con medios locales, etc. Al final cogerás soltura y te acostumbrarás a responder mensajes que en definitiva son tu día a día pero que frente a un periodista o una cámara la tensión del momento, los nervios y otros factores pueden hacer que te quedes en blanco.

Se debe practicar en esas líneas maestras del mensaje que se quiere transmitir una y otra vez con respuestas precisas y tocando los puntos clave ya sea de la presentación, de la empresa, o de lo que se quiere explicar y destacar al periodista.

Es importante que el responsable de prensa, el que haga de intermediario entre el entrevistado y el periodista tenga preparado un dossier que pueda entregar al inicio de la convocatoria de prensa. En esta documentación estará toda la información concisa y exacta que se quiere transmitir en el evento. Datos más detallados para que los periodistas puedan leerlos y revisarlos con calma más allá de la propia rueda de prensa y entrevista.

Otro recurso que me gusta mucho utilizar es la “entrevista secundaria”. Se trata nada más y nada menos que ofrecer al periodista la oportunidad de entrevistarse 5-10 minutos en exclusiva a solas con el portavoz. Por un lado soy muy partidario de este recurso porque ofrece al periodista un detalle de valor. Me gusta hacer fácil la labor de los periodistas y que vean que desde la marca también se quiere tener un trato de favor y transparencia fomentando estos encuentros en exclusiva.

5.- Conocer y respetar al público

Los periodistas tienden a castigar a las marcas y personas o cargos que niegan el acceso a la información, pongan trabas para acceder a datos o incluso les hagan sentir menos por ser un medio u otro. Suena extraño pero la relación entre los medios y una marca está definitivamente ligada a la relación interpersonal. Me he encontrado casos en los que por una mala praxis de la marca el periodista se ha enzarzado con el representante y al final lo publicado queda publicado por mucha rectificación que se pida. Si algo tiene la prensa digital de hoy en día es que un solo artículo de un medio o periodista crítico puede destrozar la reputación de una empresa. Por mucho que se luche contra ese artículo quedará ahí publicado y posicionado para siempre por Google. No es como antiguamente que sólo lo leían en el día y se pasaba página. Ahora la prensa queda en Internet y el daño puede ser incalculable.

Por este motivo es mucho más inteligente saberse llevar con los periodistas, facilitarles la labora y ser sutil con ellos. Atenderles y tratar de resolver cualquier situación. Por crítica que sea. Jamás entres en una guerra abierta con un medio de comunicación.


Que se lo digan a Trump en estas semanas. El actual Presidente de EEUU es la rara figura pública que rompe con todas las reglas de comunicación con los medios y que aun así  se salva, al menos por ahora. Sin duda alguna Donald Trump es el mayor ejemplo de la actualidad de lo que no se debe hacer jamás con los medios de comunicación, con los periodistas y en las convocatorias o ruedas de prensa.

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Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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