Como las redes sociales ayudan a dinamizar un evento ⋆ Prensa y comunicación

Como las redes sociales ayudan a dinamizar un evento

dinamizar un evento

Las redes sociales son sin duda alguna el principal aliado en la ejecución de un evento ya que es el principal punto de unión entre expositores, visitantes, marcas y opinadores. De hecho 9 de cada 10 asistentes a los eventos afirman utilizar estos canales para compartir experiencias, información, fotografías o incluso para reproducir determinadas partes del mismo, ya sea de carácter formativo o una exposición. Las redes sociales transmiten en vivo lo que ocurre en un evento y por este motivo se convierte en un recurso valioso para llevar a cabo diferentes actividades: retransmisiones, viralizar actos, opiniones, difundir imágenes, sorteos, promover participación y atraer visitantes a cada uno de los stands. Las redes sociales son capaces por si mismas de cambiar el evento en sí. En este post te cuento cómo podrás dinamizar un evento y llevarlo a otro nivel gracias a los canales sociales.

Hoy en día existen cientos de redes sociales y obviamente a la hora de planificar una estrategia Social Media, (como ya vimos en este otro post para eventos) para tu evento no debes contemplar la posibilidad de estar activo en todas. Fundamentalmente porque habrá determinadas redes sociales que no se adapten a tus objetivos. Debes entender cada red social como un canal para la difusión y viralización de tu evento. De esta manera canales como Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, Linkedin o Periscope basan su fuerza en la interacción social. Aquí reside la clave del éxito para tu evento.

como hacer un evento mediático

Los canales sociales te permiten crear contenido, mostrar el contenido del evento y que este se haga viral y consiga una interacción: Me gustas, retweets, shares, y una conversación social entre tu público. Esto a su vez permitirá al evento crear una conciencia social sobre el mismo y construir la reputación del mismo.

Para tener éxito en las redes sociales con tu evento deberás tener en cuenta 3 factores principales: Contenido, Comunidad, Analítica.

1.- El contenido: Antes de nada deberás comprender que contenido no sólo se aplica al textual. Existen múltiples alternativas de contenidos: infografías, imágenes, eBooks, Whitepapers, videos, marketing visual, etc.

Conociendo estas posibilidades, cuando hablamos de contenido puedes planificar distintos tipos de contenidos: informativos, emocionales, entretenidos, virales… En definitiva sea cual sea el estilo de contenido que planifiques se tratará de un contenido único y exclusivo. Atractivo y relevante para la marca con el objetivo de involucrar al público objetivo precisamente para conseguir que este lo comparta en sus redes y lo transforme en viral. Cuanto más se comparta y se viralice, a mayor público llegarás y se propagará entre tu audiencia deseada.

Puedes decantarte por diferentes fórmulas para planificar la estrategia de contenido pero aquí te mostramos cuatro alternativas altamente efectivas para el contenido a través de las redes sociales:

1.- Afinidad con la marca: Se trata de un contenido creado para impulsar sentimientos positivos y una fuerte conexión entre el público y la marca. Este tipo de contenidos conecta con las emociones y la empatía entre marca y público haciendo que se sientan identificados.

2.- Refuerzo de la marca: Si optas por este estilo de contenido estarás buscando una reacción que marca en los rasgos más personales de la marca y de tu público. Buscas una respuesta en tu público que refuerce los rasgos más consistentes de la personalidad de tu público para relacionarlos con la marca.

3.- Creación de oportunidades: Basándonos principalmente en la promoción de un producto, este contenido tiene como misión influir en el interés de dicho producto para atraer público y lograr una conversión. Se trata de crear interés en el propio producto para vender.

4.- Contenido de utilidad: Como su propio nombre indica, se trata de contenidos que van dirigidos directamente a los puntos de dolor de tu público. El objetivo es resolver sus problemas que a su vez son los problemas relevantes para la marca.

Estas cuatro fórmulas pueden ser complementarias entre sí y por lo que un contenido de refuerzo de marca podrá servir perfectamente para la creación de oportunidades. En definitiva se trata de ofrecer valor al público que se vea unido a la marca.

Hace poco escribí un ebook muy solicitado sobre las formas en las que el contenido tiene que ser el pilar de tu estrategia de negocio, ya sea para un evento, para tu negocio, pyme, ecommerce o lo que sea. Puedes verlo aquí.

2.- La Comunidad: Sin duda alguna es un factor determinante en tu estrategia de redes sociales para tu evento. Crear una comunidad de usuarios es vital para que la difusión del evento sea satisfactoria. El contenido que crees lo viralizarás en estas comunidades de los perfiles sociales y a su vez cada miembro de la comunidad que lo crea interesante u oportuno lo compartirá. Esto creará un efecto viral que multiplicará el alcance de tu audiencia.

Debes comprender que la comunidad es un grupo de personales o profesionales que comparten un interés común. Este puede ser de ocio, profesional, afición etc. Todos comparten interés por estar informados acerca de ese interés. Todos demandarán contenidos, información, manuales, guías, consejos, imágenes etc. Siempre relacionado con ese interés. La comunidad vive de estos intercambios significativos.

Pero para que una comunidad goce de una salud adecuada debe mantenerse alimentada de manera continua. Y el alimento de estas comunidades son los contenidos. Se debe ser constante, y se debe ofrecer continuamente contenido de valor único.

Será el administrador de cada comunidad o Comunity Manager el encargado de buscar y crear estos contenidos para su difusión. El responsable de gestionar los debates, de responder dudas, de atender quejas y de resolver cualquier pregunta que surja. Por ello atender estas comunidades es un trabajo cotidiano y permanente. El Comunity Manager modera y facilitará cada conversación dentro de la comunidad.

3.- La Analítica: Como en todo lo relacionado con las estrategias de marketing, las redes sociales no se libran de las métricas, siendo una de las partes más importantes como no podía ser menos. Y es que conocer qué conversaciones generan más interacciones, o se comparten más o crean más visitas o incluso convierten visitas se deben controlar y supervisar. Toda acción debe ser medible para poder gestionar el éxito y mejorarla o replicarla.

Para poder medir el impacto de las redes sociales en la estrategia de un eventose deberá analizar y reflejar la correlación entre las campañas sociales y los objetivos de marketing definidos.

Conociendo las tres diferentes fases de los medios sociales en los eventos se podrán definir los diferentes objetivos:

1.- Pre evento: Se debe pensar en contenido planificado con antelación. Promover debates, y contenidos enfocados al registro de visitantes al evento. Qué se van a encontrar, por qué ir, cómo participar… Crear expectativa para la siguiente fase.

2.- Durante Evento: Sin duda la difusión del propio evento es la clave de esta fase. Amplificar y viralizar todo lo que ocurre durante el evento con el fin de fomentar la interacción entre visitantes y marcas.

3.- Post Evento: Una vez se acabó el evento en sí es hora de hacer balance en público. Publicar y dosificar todos los recursos que el propio evento ha generado. Ponencias, imágenes impactantes, momentos del evento, entrevistas, resultados, visitas… etc. Es el momento de generar valor extendiendo el alcance del evento. Planifica y dosifica todo el contenido a largo plazo.

Responsabilidades de un Comunity Manager de eventos

 

El Comunity Manager de un evento es el máximo responsable de lo que ocurre en la comunidad de la marca. Su disponibilidad debe ser completa y debe estar capacitado para resolver cualquier problema, duda o situación que surja. Es la máxima autoridad online del perfil y por lo tanto es el portavoz y habla en nombre mismo de la marca por lo que definir las responsabilidades de este perfil es sumamente importante.

Las principales tareas del Comunity Manager del evento serán:

  • Regular y controlar las conversaciones velando porque se cumplan las normas y directrices de la marca.
  • Gestionar la calidad de cada debate, promoviendo y moderando cada conversación.
  • Promover más conversaciones y debates. La interacción en la comunidad o perfil social es la gasolina de la misma.
  • El Comunity Manager debe crear valor de marca y transmitir autoridad con los contenidos que publique.
  • Debe demostrar experiencia y conocimiento sobre lo que habla para poder dar respuestas a posibles debates y dudas que surjan en la comunidad o perfil social
  • Si algo es importante en el código lingüístico de un Comunity manager es precisamente ese lenguaje utilizado; debe proyectar naturalidad y no parecer ni comercial ni mucho menos que los mensajes provengan de la propia marca.
  • Un tono desenfadado, cercano a los seguidores de los perfiles y que haga sentirse uno más para crear un ambiente distendido y cercano. En definitiva un Relaciones Públicas de la marca y no el financiero o el ejecutivo de la empresa.
  • La entrega y disponibilidad debe ser absoluta. Los miembros de la comunidad podrán interactuar cualquier día a cualquier hora. Por la noche, festivos o en plenas vacaciones por lo que se trata de dar servicio y atención surja cuando surja la oportunidad. Incluido la moderación de los debates.
  • Planificar y recopilar recursos durante el evento para dosificar en la fase del post evento
  • Definir la tipología de recursos que utilizará para cada evento: eBooks, podcast, APPs, Videos, Imágenes, infografías,
  • Generar expectación preevento
  • Retransmitir durante el evento

El Comunity Manager es el máximo responsable de la marca en las redes sociales. En muchas ocasiones el volumen de interacción y de dependencia es tan elevado que es obligado disponer de varios profesionales para estas tareas, sin embargo esto debe pasar desapercibido para los miembros de la comunidad. A la vista de la comunidad es como si hubiera un único Comunity Manager.

El objetivo de las comunidades de las redes sociales es construir relaciones duraderas y que permitan la interacción entre las marcas y los asistentes y el público. Manteniendo esta relación antes, durante y después del evento podrás seguir contando con estos visitantes en el futuro. El principal valor de las redes sociales es precisamente este punto. Para ello se debe promover la afinidad entre el asistente y la marca incluso después del evento. Recopilar recursos como videos, infografías, resúmenes de ponenecias, eBooks, Whitepapers, encuestas, estudios… etc te permitirán impulsar esta relación en el tiempo para generar nuevos debates, conversaciones en los perfiles y despertar el interés para los próximos eventos.

como hacer un evento mediático

Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

Deja un comentario