El peor y mejor momento para enviar una nota de prensa ⋆ Prensa y comunicación

El peor y mejor momento para enviar una nota de prensa

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En muchas ocasiones, por no decir en todas, el éxito de enviar una nota de prensa reside en hacerlo en el momento oportuno. Se trata de un trabajo de relaciones públicas por lo que debes saber escoger el mejor momento y evitar el peor.

Puedes preparar la nota de prensa perfecta que si la envías en un momento poco oportuno la habrás quemado y desaprovechado. Conocer esto te ahorrará trabajo, optimizará tu esfuerzo para salir en los medios y además te permitirá tener éxito con tu nota de prensa.

En este enlace te dejo una completa guía para escribir la nota de prensa perfecta

Son muchas las empresas que nos contactan en la agencia de comunicación para solicitarnos un presupuesto para enviar una nota de prensa. En todos los casos las preguntas siempre suelen ser las mismas: con cuántos medios trabajáis, qué posibilidades de éxito hay, garantizáis  resultados…

Desde hace un buen tiempo vengo explicando siempre el mismo argumento: El éxito de una nota de prensa se basa en 2 factores elementales:

  • El primero y más importante es la calidad informativa de la nota de prensa.

Olvídate de argumentos comerciales, olvídate de tratar de convencer al periodista de que tu libro es el mejor. No se trata de trabajar con una agencia de comunicación con muchos contactos. Nosotros tenemos más de 3.000 periodistas en nuestra agenda de comunicación y trabajamos a diario con al menos 100 de los medios más importantes de todos los sectores. Me atrevería a decir que incluso tengo cierta confianza con muchos de ellos después de más de 10 años trabajando juntos. Sin embargo esto no quita que no publiquen una nota de prensa si la información  o es de interés o no aporta nada.

En ocasiones me ha ocurrido que me explican, yo te mando el texto para que lo publiquen, no es necesario que lo escribáis vosotros. Cada vez que escucho esto me hecho a temblar. El motivo es que generalmente no se sabe escribir una nota de prensa. Simplemente se envía un listado de beneficios, bondades y de lo que yo llamo “Lideritis” es decir, una empresa líder, vanguardista, única, genial, exclusiva… Imagínate la cantidad de veces que un periodista leerá esto teniendo en cuenta que pueden recibir una media de 100 o hasta 200 notas de prensa al día…

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Por lo tanto olvídate de hablar sólo de ti y piensa en el contenido de calidad informativa. No se trata de tener cientos de contactos sino de ofrecerles a estos contactos una nota de prensa que aporte algo para contar una historia.

En este enlace podrás leer 10 motivos por los que un periodista nunca publicará tu nota de prensa

  • El momento de enviar una nota de prensa:

Sin duda si es importante enviar contenido de calidad, más lo es saber enviarlo en el momento oportuno. Es decir, de qué te servirá escribir la mejor nota de prensa, con todos los datos, cifras, estudios, incluso novedades si luego vas y lo mandas un viernes por la tarde… Supongo que a poca gente se le ocurriría pero luego hay otros malo momentos.

Como te comentaba antes, el trabajo de comunicación, el envío de una nota de prensa se basa además de en un buen listado de medios y periodistas, en saber tratar a estos profesionales. Y como todos tienen momentos en los que a no ser que les envíes algo de interés mundial, no tendrán tiempo de verlo y se amontonará en una carpeta que irá a la basura cada tarde.

Esto sólo se aprende con la practica, el paso de los años y muchas muchas horas de conversación con los periodistas. No es lo mismo un diario escrito que digital, o una revista femenina mensual que una económica semanal. Cada uno tiene sus tiempos, sus plazos, sus cierres…

Incluso hay que conocer el horario de trabajo de un periodista para saber que antes de determinada hora no estará y se amontonarán sus emails o que a partir de una hora de la tarde está de cierre y tampoco leerá muchos correos. Lo que con unos por ejemplo es tarde, con otros es el momento ideal.

Los periodistas son profesionales como tú y como yo. Tienen sus picos de máximo trabajo en el día, o en determinadas horas y luego tienen sus necesidades. Conóceles para saber cómo tratarles, interésate por ellos y así es como descubrirás cuando es el momento idóneo para enviar una nota de prensa.

El mejor momento para enviar una nota de prensa

Aunque no te quiero engañar, no es que exista un momento científico claro para enviar una nota de prensa. Insisto que lo que vale para unos periodistas no vale para otros. La mejor forma de garantizarte el éxito respecto al momento es conocer a cada periodista destinatario. Es cierto que en ocasiones será tremendamente complicado incluso para una agencia de comunicación. Sin embargo te dejaré algunos consejos que te ayudarán.

Según  nuestra experiencia, los días preferidos para enviar las notas de prensa son martes y miércoles entre las 8 y las 10h. Esto no significa que debas hacerlo así, simplemente es la tendencia respecto a los envíos. Los que me conocen saben que soy muy poco amigo de las tendencias a la hora de trabajar. No me gusta seguir pautas genéricas porque entiendo que cada acción tiene sus matices y circunstancias.

Personalmente creo que entre lunes y jueves son los días de la semana mejores para enviar una nota de prensa, siendo los días centrales de la semana los mejores, es decir miércoles y jueves por la mañana.

Lo mismo ocurre con una convocatoria de prensa. Si tienes que hacer un evento, presentación o lanzamiento de un producto trata por todos los medios de realizarlo un jueves por la mañana. Si no es posible, la segunda opción sería un miércoles. Evita lunes y viernes por todos los medios.

Te dejo un enlace donde podrás leer como organizar una convocatoria de prensa eficaz

 

Respecto al horario, las mejores horas según mi experiencia para enviar una nota de prensa es la mañana. Entre las 10h y las 12:30h.

Como te digo dependerá de si tu periodista es el redactor de un medio de papel o de radio, de si entra a trabajar por la tarde o de si está en pleno cierre de edición. Pero en líneas generales es una buena hora.

Antes de las 10h es posible que el periodista no esté en la redacción o esté en la reunión editorial. Después de las 12:30h ya estará cerrando temas para irse a comer. Insisto que siempre hay excepciones. Incluso dependiendo de la temática de tu nota de prensa. Por ejemplo si es una nota de prensa post evento.

En estos días y a estas horas nuestra tasa de apertura de emails por parte de periodistas oscila entre el 25% y el 30% lo cuál es todo un éxito. Obviamente hay otro tipo de correos personalizados que consiguen una lectura casi del 90%.

En este enlace te dejo un interesante artículo en el que te cuento cómo escribir a un periodista para que te lea.

Hoy en día existen herramientas de email marketing que te pueden ayudar incluso a medir la tasa de apertura de tus emails. En mi agencia de comunicación es una herramienta que llevamos utilizando algún tiempo para medir el interés e impacto de cada nota de prensa. Siempre digo que como mínimo mi tranquilidad profesional reside en saber que los periodistas reciben y leen mis comunicados. Otra cosa luego es lograr que los publiquen, pero debo saber hacer llegar el mensaje para estar en el radar del periodista.

Resumen:

  • Martes, Miércoles y Jueves
  • Entre las 10h y las 12:30h
  • En general por las mañanas el ratio de apertura de emails por parte de los periodista llega hasta el 49%, lejos de apenas el 12% de por la tarde.

El peor momento para enviar una nota de prensa

 

Sin duda los peores días para enviar una nota de prensa son en este orden: fin de semana, viernes y el lunes. El principal problema del lunes es que los periodistas tienen sus bandejas de entrada del correo llenas de notas y correos acumulados desde el viernes o incluso desde el jueves pasado.

Recalco de nuevo que cada nota de prensa es un mundo y que no me gusta generalizar. Puede haber ocasiones y casos en los que enviar una nota de prensa en estos días puede ser crucial para tener éxito.

Lo que debes tener siempre en cuenta es evitar caer en el saco de todos los envío de la competencia. Es decir momentos de pico de cada periodista. Y es que cada uno tiene sus hábitos que son buenos de conocer.

El ratio de apertura de notas de prensa los viernes es de un 15%, bastante bajo. Además respecto a emails también es muy pobre en este día. Los periodistas lo suelen utilizar para cerrar temas pendientes de toda la amena y/o dejar preparado el tema del fin de semana.

Resumen de peores momentos para enviar una nota de prensa:

  • Antes de las 9h
  • Después de las 15h o de las 17h
  • Adelantarse a su llegada a la redacción
  • El cierre
  • Mientras graba o entrevista a alguien
  • Sus vacaciones
  • El fin de semana
  • Por la tarde
  • Un viernes

Como conclusión te comentaré que puede haber buenos y malos momentos para enviar una nota de prensa pero desde luego nada será peor que el hecho de no enviarla. Es decir no te bloquees pensando cuando enviar una nota. Puede haber pautas generales como he comentado en el artículo pero cada contenido y cada periodista es un mundo. Procura enviarla entre semana por la mañana y prueba hasta conocer bien los hábitos de los periodistas.

No hay reglas escritas. Yo mismo he tenido que enviar una nota de prensa un viernes por la  mañana y no por eso ha dejado de tener éxito. Por ejemplo la prensa digital que es muy rápida, más que el papel, no tendrá objeciones en recibir tu nota de prensa fuera del horario establecido.

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Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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