Por qué convocar periodistas a tus eventos ⋆ Prensa y comunicación

Por qué convocar periodistas a tus eventos

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No hay nada más mediático que un evento para atraer a los periodistas, ya sea una feria, congreso o ponencias. No obstante para tener la capacidad mediática suficiente debes pensar en qué tipo de recursos y propuestas realizarás o crearás concretamente para los periodistas. De lo contrario será difícil atraer a los medios a tu evento. Ten en cuenta que según la ciudad en la que desarrolles el evento los periodistas pueden estar más o menos solicitados por lo que para tener éxito a la hora de convocar periodistas a tu evento debes tener siempre en cuenta la historia y los recursos que les vas a ofrecer por lo que es importante que vayan.


A la hora de organizar un evento debes tener en cuenta que la historia o el Storytelling  que ofrezcas al periodista debe ser lo suficientemente atractiva porque existen muchos más eventos que cubrir. Por ejemplo en ciudades grandes como Madrid o Barcelona el número de eventos por día es bastante alto, más de 15 entre grandes marcas y presentaciones, showrooms, open days etc… Si quieres atraer la atención del periodista a tu evento deberás ofrecerle un buen gancho: una oportunidad de conocer un ponente especial, de probar un producto concreto, vivir una experiencia exclusiva, conocer la presentación de un informe o poder contar a su audiencia un plan especial diferente y atractivo que visitar.

A la hora de crear un evento como un congreso, feria o exposición, en lo último que se tiende a pensar es en acciones específicas para los periodistas. El objetivo no es el periodista sino el público final. Lo que interesa es que haya muchos visitantes, una buena visibilidad del evento y así los patrocinadores o expositores queden satisfechos con la afluencia de público. Ya bastante cuesta gestionar, organizar y producir la logística de un evento como para tener que pensar en la parte mediática. Sin embargo el hecho de contar con apoyo mediático puede ser un factor determinante para el éxito del mismo.

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Hoy en día cabría destacar que tan importante es crear el evento como darlo a conocer. En esta visibilidad estará parte del éxito. Y llegados a este punto tan importante es la visibilidad en los medios de comunicación con un plan de comunicación de eventos, como la visibilidad a través de una estrategia de marketing de eventos.

En este post, hablaba de lo unidas que están las estrategias de comunicación y de marketing online hoy en día. Precisamente esto es lo que se aplica a la perfección en la campaña de visibilidad de un evento.

Los periodistas son el altavoz perfecto para dar a conocer tu evento antes, durante y después del mismo. Sin asistentes tu evento será un fracaso. Por lo tanto comenzar con antelación una campaña de comunicación en los medios puede ayudarte a dar a conocer el evento. Pero no vas a estar mandando notas de prensa de eventos 3 meses antes del mismo, ni las vas a estar reenviando sin más continuamente.

Recuerda lo que ya comentamos en este otro post sobre 10 notas de prensa que jamás publicarán los medios. Entre ellos lo puramente publicitario.

 

Es precisamente por este motivo por el que a la hora de planificar la campaña de comunicación de tu feria, congreso, exposición o evento en general, debes planificar notas de prensa con contenido relacionado y de interés.

Llevado a la práctica, lo que se trata es de ir presentando con suficiente antelación noticias y temas que se hablarán en tu evento. Por ejemplo si estás planificando un evento sobre Coaching en donde se hablará de diferentes técnicas, de distintos perfiles de usuarios, incluso de especialidades. Puedes preparar diferentes notas de prensa en las que se hable de temas relacionados con el coaching, con la psicología, etc sobre algunos de las perchas informativas del programa. Una nota de prensa de sociedad, hablando de un tema específico en el que además de esa información de actualidad e informativa, se explique que durante el evento se llevará a cabo un taller o seminario más amplio etc. Esto multiplicado por tantas notas y temáticas como se quieran abarcar. No hablarás directamente del evento pero lo mencionarás, el periodista se quedará con ello. Por supuesto puedes jugar con recursos que le darán más valor a tu nota de prensa y por lo tanto a tu aparición en prensa.

En este post escribí sobre qué recursos pueden ser útiles para el éxito de una nota de prensa como las declaraciones o testimonios.

 

En definitiva se trata de dar contenido, valor a tu evento con acciones tangenciales pero que lleven directamente a tu evento o mencionen tu evento. No te limites tan sólo a hablar de tu evento. Ve más allá. Seguro que hay revistas concretas muy interesadas en las temáticas que estás preparando para las ponencias o programa de tu evento. Segmenta y envía notas de prensa con esos temas.

10 motivos para convocar periodistas a tu evento

 

Aunque ya te he hablado del principal motivo voy a darte más. Pueden ser muchas las razones por las que hacer mediático tu evento. No sólo las obvias. Puede haber razones estratégicas, comerciales y por qué no, razones económicas. Te explico:

1# Si no tienes visibilidad no existes.

Este es una máxima que siempre se suele aplicar a la comunicación en general. Y es así. Si nadie sabe que existes es que no existes. Salir en los medios de comunicación te posiciona. Te ayuda a darte a conocer.

2# Puedes ofrecer la comunicación y el salir en prensa como valor añadido a tus patrocinadores.

Uno de los valores que trato de explotar siempre cuando me pongo a los mandos de la comunicación de un evento, es tratar de explicar al responsable del evento que el trabajo que hagamos de comunicación no sólo le reportará a él de manera directa sino que debe explotarlo y utilizarlo como un plus de valor respecto a los patrocinadores. El principal motivo por el que patrocinar un evento es tener visibilidad. Pues bien, contando con un plan de comunicación dentro del propio evento puedes jugar con la repartición de noticias, de gestión de entrevistas o incluso de dónde se grabará una entrevista en televisión con el logo de fondo o en el stand concreto del expositor.

3# Necesitarás mostrar analíticas, cifras y datos sobre tu evento una vez finalizado para justificar tu evento.

Cuando se apagan los focos, se acaba el evento y se ha recogido toda la logística toca empezar a hacer balance. Los expositores o ponentes empezarán a recabar datos. Cuántos visitantes han venido, cuántos contactos se han hecho, etc… Otro dato más que puedes aportar como valor extra es el hecho de las apariciones. El evento ha tenido repercusión en XX medios, ha salido en televisión, se han hecho XX entrevistas de radio etc.. Todas estas apariciones tienen su ROI y se puede calcular y ofrecer como valor del propio evento más allá de lo que hayan sido capaz los ponentes o expositores de vender.

4# Podrás mostrar tu clipping en un futuro evento

En la misma línea de lo mencionado arriba, puedes elaborar un clipping o dossier de medios bien en formato digital o bien en formato papel para entregar al final del evento a modo de resumen de evento mediático. Así le darás más valor al trabajo de comunicación y por lo tanto al evento mediático.

5# Te mostrarás como un líder de opinión sobre el evento

Organizar un evento lleva tiempo, dedicación, gestión de contactos y una capacidad alta de poder movilizar marcas, ponentes, expositores, patrocinadores etc. Quien ha organizado un evento sabe perfectamente todo lo que mueve en cuanto a networking y contactos de valor un evento. Si eres capaz de organizarlo, de llevarlo a la práctica y por lo tanto de darlo a conocer en los medios, harás el ruido suficiente como para posicionarte como un líder de opinión en tu sector. Pero aquí volvemos a los puntos anteriores. Si no le das visibilidad a tu evento no existirá y por lo tanto quedará muy interno.

6# Crearás confianza entorno a las marcas del evento, no sólo patrocinadores.

Un evento, igual que el hecho de salir en los medios genera confianza y te muestra como un profesional o marca de valor no sólo para patrocinadores. Una empresa capaz de llevarlo a cabo siempre gana un sello de confianza dentro del sector. Además  lograrás establecer confianza con otras marcas y profesionales de interés que te verán como un referente organizador.

 

7# Te permitirá crear alianzas y sinergias

Enlazando con el punto anterior, el hecho de tener que hacer un sobre esfuerzo a la hora de crear un evento, te permitirá conocer más profesionales y entablar colaboraciones, intercambios networking y sinergias con ellos. El hecho además de contar con fuerza mediática y presencia en los medios de comunicación te hará jugar en un tablero diferente y más ambicioso. El apoyo de los periodistas a un evento da valor a tu marca tanto personal como del evento.

8# Generarás más visitas a tu evento

A no ser que cuentes con un presupuesto publicitario ambicioso, incluso también contando con eso, tener presencia informativa en la prensa hace que tu evento sea visto por tus futuros visitantes como un lugar al que acudir. Por experiencia propia elaborando acciones de comunicación para eventos, he podido comprobar como haciendo una convocatoria de prensa y teniendo visibilidad en los medios automáticamente se han multiplicado exponencialmente las visitas a un evento. El motivo es sencillo: cuando la gente conoce que vas a hacer un evento de su interés busca información y acude. Es más, planificándolo deberías permitir a estos futuros visitantes estar informados de todas las novedades de tu evento bien por email marketing, bien por redes sociales y todos los canales propios, Owned Media disponibles.

En este post hablé de la importancia de los Owned Media respecto a los Paid Media o medios de pago.

Con esto, y como puedes ver como la campaña de comunicación se junta con la campaña de marketing de eventos. Es una realidad, las estrategias de comunicación y marketing se tocan y solapan. Son complementarias y necesarias en tu evento por Branding y fidelización o adquisición de visitantes futuros.

9# Salir en prensa genera notoriedad de marca

Las marcas que realizan campañas de comunicación lo hacen por Branding, es decir por dar valor de marca. La presencia en prensa genera notoriedad hacia tu marca, tu evento. Ocurre siempre y es un valor de la comunicación. Los potenciales visitantes o clientes que te vean, lean o escuchen en los medios te verán con otros ojos. Generas confianza y notoriedad. La prensa tiene ese efecto en el valor de la marca.

10# Monetizarás más tu evento

El valor que ofrece salir en los medios hace que puedas monetizar más aún tu evento. Tal y como hablábamos anteriormente, la presencia en los medios la puedes utilizar para ofrecer a tus expositores, ponentes o patrocinadores como valor extra del propio evento. Toda aparición en los medios es medible en resultado y se puede monetizar. Puedes ofrecer a un expositor o patrocinador salir o ser uno de los portavoces del evento. Puedes aconsejarle para cuando los medios vayan a cubrir el evento y puedes orientar los recursos necesarios para salir en prensa cuando empiece el evento.

Sin duda la presencia de periodistas en un evento es una oportunidad para toda marca o profesional. Todos quieren salir en los medios. Ofrécelo y monetiza tu convocatoria de prensa a la hora de negociar tus patrocinadores y expositores.


Ya tienes una lista inicial de motivos por los que deberías convocar periodistas a tu evento. Sin duda el valor que aporta tanto en el éxito de visitantes como en otros factores que hemos hablado son suficientes para analizar tu estrategia de comunicación para eventos. Recuerda que la campaña de comunicación siempre te será rentable, te conlleva demasiados beneficios como para no tener un Retorno de la Inversión garantizada.

Sin duda la visibilidad de tu evento es necesaria para tu éxito del evento. Planifica con antelación esta estrategia y no te limites a convocar a los medios el día del evento. Puedes empezar 3-5 meses y por qué no puedes incluso hacer un plan continuo si tu evento es recurrente y lo organizas cada año. En este caso además se hará muy necesario además de comunicación una estrategia de marketing de eventos en los que se garantice el posicionamiento en Internet, la relación con tus visitantes a través de campañas de newsletters o de contenidos relacionados a través de acciones recurrentes email marketing.

Si tienes un evento en mente comienza a panificar tu presencia en la prensa y a trabajar la relación con los medios. No te arrepentirás.

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Tovar ()

Soy José Antonio Tovar, periodista, apasionado del marketing y un enamorado del emprendimiento en todas sus facetas. Mi primera empresa fue esta agencia de comunicación que fundé hace 10 años. Después han venido otros proyectos apasionantes y desde hace un año me dedico además a este blog donde trato de compartir todos mis conocimientos.

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